کاربرد اکسل در کنترل پروژه | مزایا و معایب
کنترل پروژه از موارد بسیار مهم در دستیابی به اهداف فردی یا سازمانی است. مدیریت صحیح و نظارت بر انجام مرحله به مرحلهی یک پروژه با استفاده از نرم افزار، نیازمند یادگیری اکسل به عنوان یک نرم افزار صفحه گسترده است که امکان پیادهسازی تکنیکهای مختلفی که به آنها نیاز دارید، را فراهم میکند. در ادامه به بررسی کاربرد اکسل در کنترل پروژه میپردازیم.
در این مطلب میخوانید
اکسل چیست و چه کاربردهایی دارد؟
نرم افزار اکسل یک نرم افزار عمومی و صفحه گسترده از نرم افزارهای آفیس است که همانند نرم افزارهایی مثل پریماورا، ترلو در کنترل و مدیریت پروژه نیز استفاده میشود. اکسل قابلیتهای فراوانی دارد، برای مثال میتوان از اکسل در حسابداری، تحلیل مالی یا ورود و مدیریت داده استفاده کرد. قابلیتهای اکسل طی سالیان گذشته مورد آزمون و تایید قرار گرفته است و این موضوع، کاربرد اکسل در کنترل پروژه را تایید و این نرم افزار را به گزینهای قابل اعتماد برای مدیریت پروژه تبدیل میکند.
اکسل برای کنترل چه پروژههایی مناسب است؟
اکسل برای کنترل پروژههای کوچک و متوسط مناسب است، در صورت کارکردن بر روی پروژههای کوچک استفاده از اکسل، امکان رصد مناسب فازهای مختلف فعالیتهایبخش های مختلف یک سازمان و همینطور روند پیشرفت آنها را فراهم میکند.
کارکردن همزمان روی پروژههای متعدد، نیازمند کار گروهی و یک تیم کنترل پروژه است، بنابراین در اینگونه پروژهها، اکسل میتواند گزینهی خوبی برای کنترل فعالیتها باشد. البته در صورتیکه این گروهها مایل یه کار روی یک فایل اکسل به صورت همزمان نباشند.
کاربرد اکسل در کنترل پروژه چیست؟
اکسل، رایجترین نرم افزار صفحه گسترده نصب شده بر روی اغلب کامپیوترهای دانشگاهها، مدارس یا ادارات است. یکی از کاربردهای اصلی نرم افزار اکسل در کنترل پروژه، برنامهریزی و ترسیم نمودار زمانی یا انجام محاسبات مالی و تهیه گزارشهای مدیریتی است. ابزارها و قابلیتهای اکسل میتواند در کنترل پروژههای کوچک تا متوسط بسیار کاربردی و مفید باشد.
چگونگی برنامهریزی پروژه با استفاده از اکسل
برنامهریزی از اصلیترین و حساسترین مراحل کنترل پروژه است که در این مرحله اهداف پروژه و مطالعات امکان سنجی نیز بررسی میشود. برنامهریزی توسط رسم نمودار گانت، از رایجترین روشهای کنترل پروژه در اکسل است. این نمودار بازهی زمانی انجام فعالیتها و زمان شروع و پایان آن را نشان میدهد.
المانهای افقی در نمودار گانت، نشانگر بازه زمانی اجرای فعالیتها هستند. بنابراین قرار گرفتن این المانها در کنار یکدیگر، تصویر کاملی از برنامه زمانبندی پروژه را برای کنترل بهتر به نمایش میگذارد. و همانطور که در تصویر نیز مشخص است، درصد پیشرفت هر یک از فعالیتها با پر رنگ کردن المان مشخص شده است.
بودجهبندی پروژه
از جنبههای مهم کاربرد اکسل در کنترل پروژه، تعیین بودجهی مورد نیاز برای اجرای فعالیتهای یک فاز اجرایی در یک بازهی زمانی مشخص و نظارت بر نحوهی مصرف بودجه است. با گسترش فعالیتهای پروژه، حجم محاسبات مورد نیاز برای برنامهریزی دقیقتر و تخصیص جزئیتر بودجه افزایش مییابد.
کاربرد اکسل در مدیریت وظایف و تقسیم فعالیت ها
از جنبههای دیگر کاربرد اکسل در کنترل پروژه، امکان ایجاد فهرست فعالیتها یا لیست انجام کارها است. تهیه لیست کارها در اکسل، با وارد کردن عنوان فعالیتها، هدف از انجام فعالیت، اولویت، فوریت، فرد مسئول و سایر موارد انجام میشود.
گزارش کنترل پروژه در اکسل
در اکسل میتوان گزارشهای روزانه، هفتگی یا ماهیانه و سالیانه ایجاد کرد. امکان بهره گیری از اکسل برای ساخت گزارشهای وضعیت، یا گزارشهای عملکرد مربوط به هر واحد نیز وجود دارد. با استفاده از فرمول نویسی در اکسل میتوان اطلاعات مورد نیاز برای هر گزارشی را به صورت اتوماتیک استخراج و محاسبه کرد.
کاربرد نمودارهای اکسل در کنترل پروژه
هر نوع نموداری در اکسل قابل رسم است و با اعمال تنظیمات مختلفی که اکسل فراهم میکند، میتوان این نمودارها را سفارشی و شخصیسازی کرد. بسیاری از داشبوردهای مدیریتی در اکسل با استفاده از نمودارهای مختلف این نرم افزار ایجاد میشود.
کاربرد جداول اکسل در کنترل پروژه
امکان ساخت جداول مختلف به خصوص جدول پیوت از دیگر کاربردهای اکسل در کنترل پروژه است. جدول پیوت، یک ابزار قدرتمند تحلیلی در اکسل است، جدول پیوت کاربرد گستردهای در تهیه گزارش وضعیت پروژه و تهیه قالبهای مختلف کنترل پروژه در اکسل دارد. ترکیب این جدول با نمودارهای شخصیسازی شدهی اکسل، امکان کنترل و مدیریت بهتر پروژه را فراهم میکند.
معایب کنترل پروژه در اکسل
با وجود مزایایی که در رابطه با کاربرد اکسل در کنترل پروژه، اشاره کردیم، این نرم افزار دارای محدودیتهایی است که میتواند بر عملکرد کنترل پروژه تاثیر گذار باشد. برخی از محدودیتهای این نرم افزار را در ادامه ذکر میکنیم.
زمان بر بودن فرآیند
با توجه به حجم و پیچیدگی و تعدد پروژهها مدیریت و کنترل تمامی دادههای ورودی نسبتا دشوار خواهد بود و زمان برای یافتن یا بازخوانی اطلاعات افزایش مییابد.
رخ دادن خطا
امکان رخ دادن خطا در نرم افزارهای صفحه گسترده و به خصوص اکسل بسیار زیاد است، برای مثال تغییر غیر عمد دادهها یا اشتباه در فرمولها میتواند تعداد اشتباهات بعدی را نیز افزایش دهد.
محدودیت در گزارش گیری
ساخت داشبوردهای مدیریتی با استفاده از نمودارها و جداول اکسل میتواند تا حدودی این مشکل را حل کند، با این وجود، به کار بردن این روشها زمان بر است.
اطلاعات ورودی بسیار زیاد
شیتهای اکسل معمولا دارای دادههای متعدد با جزئیات زیاد هستند، این مسئله دقت خروجی گزارشهای پروژه را نیز تحت تاثیر قرار میدهد.
عدم امکان کار گروهی
هیچ قابلیتی برای به اشتراک گذاری مستقیم فایلهای اکسل و به خصوص کار همزمان روی یک فایل وجود ندارد، بنابراین ممکن است گزارش واحدهای مختلف با هم همخوانی نداشته باشد.
کلام آخر
در این مقاله معایب و مزایای کاربرد اکسل در کنترل پروژه و همینطور مدیریت پروژه را بررسی کردیم. اکسل از نرم افزارهای بسیار کاربردی در این زمینه است و به خصوص در کنترل پروژههای کوچک و متوسط که نیاز چندانی به کار تیمی و گروهی نداشته باشند، کاربردی است. چنانچه به یادگیری نرم افزار اکسل و مایل به کارگیری این نرم افزار در کنترل و مدیریت پروژههای خود هستید، میتوانید دورههای فرمول نویسی اکسل و ضروریات اکسل را از وبسایت یوآفیس تهیه بفرمایید.