نکات و ترفندهای اکسل که کار شما را راحتتر می کنند
چه نکات و ترفندهای اکسل کاربردیای را میشناسید؟ اگر سالهاست که با اکسل کار می کنید احتمالاً با خواندن این مقاله متعجب شوید! تکنیک ها و ترفندهایی که در این مقاله از مجله یوآفیس آموزش دادهایم به شما کمک می کنند تا کارهای خود را سریعتر و حرفهایتر انجام دهید. با ما همراه باشید.
در این مطلب میخوانید
نکات و ترفندهای اکسل ویژه کاربران حرفهای
استفاده از format painter
فرض کنید میخواهید نه تنها نحوهی نمایش متن در یک سلول (مثلاً حالت Wrap Text) بلکه کل ظاهر آن را تغییر دهید، مثلاً فونت، رنگ و غیره. حالا میخواهید این ظاهر را به سلولهای بسیار دیگری اعمال کنید. راز کار، ابزار «قلمموی قالببندی» (Format Painter) است که در تب «Home» قرار دارد و شبیه به یک قلممو است.
سلولی را که دوست دارید انتخاب کنید، روی آیکون قلممو کلیک کرده و سپس روی سلول دیگری کلیک کنید تا قالببندی را روی آن اعمال نمایید – توجه داشته باشید که این سلولها از نظر ظاهری مطابقت پیدا میکنند، نه از لحاظ محتوا. میخواهید آن را به چند سلول اعمال کنید؟ روی آیکون قلممو دابلکلیک کنید، سپس روی سلولهای مختلف کلیک کنید.
اضافه کردن خطوط جدید و تنظیم متن
تایپ کردن در سلولهای اکسل میتواند آزاردهنده باشد، زیرا متن بهطور پیشفرض به طور مداوم ادامه مییابد و به خط جدید نمیرود. میتوانید این حالت را تغییر دهید. با تایپ کردن Alt+Enter یک خط جدید ایجاد کنید (فشار دادن Enter به تنهایی شما را از سلول خارج میکند). یا گزینه «Wrap Text» را در زیر تب «home» انتخاب کنید، که به این معنی است که کل متن با رسیدن به لبهی سلولی که در آن هستید، به خط جدید میرود. اگر اندازهی ردیف یا ستون را تغییر دهید متن دوباره برای مطابقت با آن اندازه، تنظیم میشود.
اگر چند سلول با متن سرریز دارید، قبل از کلیک کردن روی Wrap Text، همهی آنها را انتخاب کنید. یا حتی قبل از اینکه چیزی در آنها تایپ کنید، همهی سلولها را انتخاب کرده و روی Wrap Text کلیک کنید. بدین ترتیب، هرچه در آینده تایپ کنید، به خط جدید خواهد رفت.
به طور لحظه ای تمام ستون ها/ردیف ها را به طور خودکار اندازه کنید
اگر اکسلی پر از سلولهای نامنظم و نصفه نیمه دارید که خواندن آن را دشوار می کند، کلیک کردن دستی روی سربرگهای ستون و ردیف به صورت تکبهتک خوانایی را بهبود میبخشد، اما ممکن است زمانبر باشد. به جای آن، برای انتخاب همه سلولها از Ctrl+A استفاده کنید و سپس Alt+HOI (حروف را به ترتیب تایپ کنید) را بزنید. این کار باعث میشود تا تمام ستونها به طور خودکار اندازه شوند. سپس برای تنظیم خودکار اندازهی ردیفها از Alt+HOA استفاده کنید. تمام سلولها بلافاصله قابل خواندن خواهند بود، اگرچه ممکن است برای دیدن کل صفحه گسترده نیاز به استفاده از نوار پیمایش داشته باشید. همچنین میتوانید این دستورات را با استفاده از تب «home» > «Format» > « Autofit Row Height» یا « AutoFit Column Width » پیدا کنید.
سلولهایتان را به طور خودکار پر کنید
فرض کنید شروع به تایپ کردن یک سری از موارد تکراری مانند تاریخ (۱/۱/۲۳، ۱/۲/۲۳، ۱/۳/۲۳ و غیره) میکنید و میدانید که کارتان طولانی خواهد شد. در عوض، نوشتن دو یا سه مورد از لیست را انجام دهید و نشانگر ماوس را روی صفحهی نمایش به گوشهی پایین راست آخرین سلول ببرید تا گیرهی پر کردن خودکار (به شکل علامت مثبت +) را ببینید. کلیک کرده و بکشید تا تمام سلولهایی را که میخواهید پر کنید، انتخاب کنید. سلول ها بهطور جادویی با الگویی که شروع کردهاید، پر خواهند شد. این الگو میتواند به سمت بالا یا پایین یک ستون، یا به چپ یا راست یک ردیف حرکت کند.
حتی بهتر – پر کردن خودکار را بدون الگوی خاص امتحان کنید. باز هم، یک سلول یا چند سلول را انتخاب کنید، به گیرهی پر کردن بروید، راست کلیک کرده و بکشید. منویی از گزینهها را مشاهده خواهید کرد. هرچه داده بیشتری در ابتدا وارد کنید، گزینهی «Fill series» عملکرد بهتری در ایجاد گزینههای پر کردن خودکار خواهد داشت.
سلولها را این طرف و آن طرف بکشید
ستونی دارید که میخواهید چند ستون به چپ منتقل شود؟ ستون را هایلایت کنید و نشانگر ماوس را به لبهی آن ببرید، وقتی به مجموعهای از فلشهایی که به تمام جهات اشاره میکنند تبدیل شد، کلیک کرده و آن را به محل مورد نظر بکشید. اگر روی دادههای موجود قرارش بدهید، اکسل از شما میپرسد که آیا واقعاً میخواهید این کار را انجام دهید؟ میتوانید هم قبل از کشیدن کلید Ctrl را نگه دارید تا دادهها را به مکان جدید کپی کنید نه cut.
اگر کلید Alt را نگه دارید، میتوانید دادهها را به طور مستقیم از اکسل خارج کنید – نشانگر ماوس را روی یک تب در پایین صفحه منتقل کرده، و هنگامی که باز شد، میتوانید دادهها را در شیت جدید یا فایل جدید رها کنید.
نکات و ترفندهای اکسل: تبدیل متن به ستونها یا text to columns
فرض کنید یک ستون پر از نام دارید (نام کوچک در کنار نام خانوادگی)، اما میخواهید دو ستون مجزا برای آنها داشته باشید. دادهها را انتخاب کنید، سپس در تب «Data» (در بالا) روی «text to column» کلیک کنید. انتخاب کنید که آنها را با جداکنندهها (بر اساس فاصله یا کاما یا هر علامت دیگری) یا با عرض ثابت جدا میکنید. عرض ثابت زمانی استفاده میشود که تمام دادهها در ستون اول فشرده شدهاند، اما با تعداد ثابتی از کاراکترها یا نقطه از هم جدا شدهاند. بقیهی کار را به اکسل بسپارید!
چرخاندن سطر و ستون با transpose
فرض کنید مجموعهای از داده ها در یک ردیف دارید. میخواهید آنها را به یک ستون تبدیل کنید. یا برعکس. تک تک سلولها را جابهجا کردن دیوانگی است! کافیست آن دادهها را کپی کنید، «paste special» را انتخاب کنید، گزینه «Transpose» را زده و روی «تأیید» کلیک کنید تا آن را در جهت دیگری بچرخانید. ستونها به ردیف و ردیفها به ستون تبدیل میشوند.
سلولهای متعدد، دادهی یکسان
ممکن است به دلایلی مجبور شوید یک چیز را به طور مکرر در سلولهای یک شیت تایپ کنید. برای این منظور کل مجموعه سلولها را با کشیدن نشانگر ماوس یا نگه داشتن کلید Ctrl و کلیک کردن روی هر سلول، انتخاب کنید. چیزی را که میخواهید در آخرین سلول تایپ نمایید، سپس Ctrl+Enter را بزنید (نه Enter به تنهایی) – آنچه تایپ کردهاید در تمام سلول های انتخابشده قرار میگیرد. این روش برای فرمولها نیز کار میکند.
Paste special با فرمولها از نکات و ترفندهای اکسل
فرض کنید مجموعهی عظیمی از اعداد در قالب اعشار دارید که میخواهید به صورت درصدی نمایش دهید. مشکل این است که عدد ۱ نباید معادل ۱۰۰٪ باشد. اما این همان چیزی است که اکسل به شما میدهد اگر دکمهی «استایل درصد» را بزنید (یا Ctrl-Shift+% را فشار دهید). شما میخواهید ۱ به صورت ۱٪ باشد. بنابراین باید آن را بر ۱۰۰ تقسیم کنید. اینجاست که «paste special» کاربرد پیدا میکند.
اول، عدد ۱۰۰ را در یک سلول تایپ و آن را کپی کنید. سپس، تمام اعدادی را که میخواهید دوباره قالببندی شوند، انتخاب کنید، «paste special» را بزنید، روی گزینهی «تقسیم» کلیک کرده و بنگ! به همین راحتی شما اعداد را به درصد تبدیل کردهاید. این روش برای جمع، تفریق یا ضرب فوری اعداد نیز کاربرد دارد.
ذخیرهی نمودارها به عنوان قالب
قابلیت اکسل برای سفارشی کردن تمام نمودارها فوق العاده است. اما زمانی که مجبورید یک نمودار مشابه را کاملاً از ابتدا بازسازی کنید، این کار آزاردهنده خواهد بود. در عوض، پس از اینکه یک نمودار کامل شد می توانید روی آن راست کلیک کرده و «save as a template» را انتخاب کنید. یک فایل با پسوند CRTX در پوشهی پیشفرض قالبهای Microsoft Excel ذخیره میشود که پس از اتمام کار، به سادگی میتوانید آن قالب را دوباره روی نمودارهای جدید اعمال کنید. به این ترتیب که دادههایی را که میخواهید نمودار شوند را انتخاب کنید، به تب «insert» بروید، روی «recommended chart» > تب «all charts» > پوشهی «templates» کلیک کنید. در کادر «my templates»، موردی را که میخواهید اعمال کنید انتخاب کرده، سپس روی «تأیید» کلیک کنید.
پنهان اما سرّی! نکات و ترفندهای اکسل برای حرفهایها
پنهان کردن یک ردیف یا ستون آسان است – فقط با کلیک کردن روی سربرگ حروف یا اعداد، کل آن را انتخاب کنید، راست کلیک کنید و «hide» را بزنید. (میتوانید با انتخاب همهی ستونهای کناری به طور همزمان، راست کلیک کرده و «show» را انتخاب کنید و آن را نمایش دهید). اما اگر فقط یک بخش کوچک از دادهای را می خواهید پنهان کنید، و همچنان میخواهید با آن دادهها کار کنید، چه میشود؟ کافیست سلولها را هایلایت کنید، راست کلیک کرده و «format celss» را انتخاب کنید. در تب «number» در بالا، به «category» بروید و «custom» را انتخاب کنید. سه نقطه ویرگول (؛؛؛) را در قسمت «type:» تایپ و روی «تأیید» کلیک کنید. حالا اعداد قابل مشاهده نیستند، اما همچنان میتوانید از آنها در فرمولها استفاده کنید.
یک شیت کامل را پنهان کنید
پوشهی کاری Excel معمولی شما – فایلی که روی آن کار میکنید – میتواند تعداد زیادی شیت (هر کدام با یک تب در پایین که میتوانید آن را نامگذاری کنید) داشته باشد. اگر میخواهید یک شیت را پنهان کنید و به جای حذف آن دادههای آن را همچنان در دسترس نگه دارید، روی تب آن راست کلیک کرده و «hide» را انتخاب کنید. وقتی دوباره به آن نیاز پیدا کردید، به تب «view» در بالا بروید، روی «show» کلیک کنید و نام شیت را از لیست انتخاب کنید.
میانبرها یا شورتکات های کاربردی اکسل
اکسل مانند هر نرمافزار دیگری، میانبرهای صفحهکلید زیادی دارد. در اینجا برخی از بهترینهای آنها آورده شده است:
- Ctrl+; تاریخ امروز را در یک سلول وارد میکند.
- Ctrl+Shift+: زمان فعلی را وارد میکند.
- Ctrl+Shift+# قالب بندی تاریخ را تغییر میدهد.
- Ctrl+5 روی متن سلول خط میکشد.
- Ctrl+0 ستون جاری را پنهان میکند.
- Ctrl+9 ردیف جاری را پنهان میکند.
- Ctrl+F6 بین پوشههای کاری باز (یعنی فایلهای اکسل باز در پنجرههای مختلف) جابهجا میشود.
- Ctrl+PageUp یا Ctrl+PageDown بین برگههای پوشهی کاری باز فعلی به سرعت جابهجا میشود.
- F2 ویرایش سلول انتخابشده فعلی را شروع میکند (بسیار سریعتر از دوبار کلیک کردن).
- Shift+F10 منوی راست کلیک را برای سلولی که در آن هستید باز میکند.
- Shift+F2 میتوانید یک نظر یا کامنت به سلول اضافه کنید.
- Ctrl+Shift+V هر چیزی را که کپی کردهاید بهعنوان یک مقدار جایگذاری میکند – بنابراین اگر عددی را که توسط یک فرمول تولید میشود کپی کنید، فقط مقدار نهایی را جایگذاری میکند، نه خود فرمول را.