چگونه پاورپوینت را ذخیره کنیم که به هم نریزد؟
فایلهای ارائه پاورپوینت بهترین راه برای نمایش دادن اطلاعات یا ایدههای شما به مخاطبان هستند. استفاده از پاورپوینت آسان است و ابزارهای مختلفی را جهت ساخت اسلایدهای مورد نظرتان در اختیار شما قرار میدهد. اما چگونه پاورپوینت را ذخیره کنیم که به هم نریزد؟ یکی از مهمترین کارهایی که لازم است هنگام کار با پاورپوینت به آن توجه کنید، ذخیره کردن پاورپوینت است. در صورت ذخیره نادرست فایل، تمام زحمات شما بر باد خواهد رفت. در ادامه به نحوهی ذخیرهی اصولی و صحیح فایل پاورپوینت میپردازیم.
در این مطلب میخوانید
روشهای اصولی ذخیره فایل پاورپوینت
1. Save
هنگامیکه در حال ساخت یا ویرایش یک فایل پاورپوینت هستید میتوانید از گزینه save یا کلید میانبر Ctrl+S استفاده کنید، تا فعالیتهایی که انجام دادهاید ذخیره شوند.
2. Save as
با این دستور میتوانید یک کپی از فایل اصلی پاورپوینت خود تهیه کنید و البته در صورت استفاده از save as فایل اصلی شما بدون تغییر باقی میماند. پس از انتخاب Save as پنجرهای جدید نمایان میشود که شما باید مسیر ذخیره فایل جدید را مشخص کنید.
3. Onedrive
وان درایو سرویس فضای ذخیرهسازی ابری شرکت مایکروسافت است. با استفاده از این سرویس میتوانید فایل مورد نظر خود را به صورت آنلاین یا اینترنتی ذخیره کنید.
مراحل ذخیرهسازی فایل پاورپوینت
بر روی آیکون فلاپی شکل گوشه بالا و سمت چپ کلیک کنید.
در ادامه پنجرهای برای ذخیره فایل نمایان میشود که باید نام فایل (File Name) و محل ذخیرهسازی (Location) را مشخص کنید.
در ویرایشهای بعدی تنها با کلیک روی گزینه Save تغییرات جدید در همان فایل قبلی ذخیره خواهد شد و دیگر نیازی به تعیین دوباره نام فایل و محل ذخیرهسازی نیست.
استفاده از دستور save as
اگر میخواهید نسخه جدیدی از فایل خود را ذخیره کنید باید از گزینه save as استفاده کنید. برای اینکه بدانیم چگونه فایل پاورپوینت را ذخیره کنیم که بهم نریزد، ابتدا به سربرگ file رفته و سپس گزینه save as را انتخاب میکنیم. آنگاه باید نام فایل و محل ذخیرهسازی آن را مشخص کنیم و سپس روی گزینه Save بزنیم تا فایل جدیدی ذخیره شود. پس از باز شدن پنجره Save as در قسمت Save as type میتوانید فرمت مورد نظر خود برای فایل جدید را انتخاب نمایید.
انتخاب محل ذخیره پیشفرض در پاورپوینت
محل ذخیره پیشفرض همان محلی است که با هر بار باز شدن پنجره Save as ابتدا آن محل باز میشود. لذا برای راحتی کار میتوان این محل را به دلخواه تنظیم کرد. برای تنظیم محل ذخیرهسازی پیشفرض مراحل زیر را انجام دهید.
قسمت File را از نوار ابزار بالای پاورپوینت انتخاب کنید. گزینه Options را انتخاب کنید. سپس از میان گزینههای سمت چپ گزینه Save را انتخاب کنید. از میان گزینههای نمایان شده، گزینه Save to computer by default را انتخاب کنید. سپس محل ذخیره پیشفرض را تعیین کنید و دکمه اوکی را بزنید.
دستور AutoRecover
وقتی در حال کار با پاورپوینت هستیم، این نرمافزار به طور خودکار فایل ما را در یک پوشه ذخیره میکند. بنابراین اگر فراموش کنیم که چگونه پاورپوینت را ذخیره کنیم که به هم نریزد، میتوانیم با دستور اتوریکاور فایل خود را برگردانیم.
چگونه از AutoRecover استفاده کنیم؟
ابتدا پاورپوینت را باز کنید. در سربرگ فایل روی گزینه Info کلیک کنید. پس از انتخاب این گزینه، Manage Presentation را انتخاب و سپس گزینه Recover Unsaved Presentations را بزنید.
اگر نسخههای ذخیره خودکار موجود باشد، در سمت چپ پنجره بازیابی سند یا Document Recovery نمایان میشود. اگر فایل ذخیره خودکار در این پنجره نشان داده شد، روی آن کلیک کنید تا باز شود. در حالت پیشفرض، پاورپوینت هر 10 دقیقه یکبار فایل شما را به طور خودکار ذخیره میکند.
تبدیل پاورپوینت به پیدیاف
در پاسخ به این سوال که چگونه پاورپوینت را ذخیره کنیم که به هم نریزد؟ میتوانیم تبدیل فایل پاورپوینت به پی دی اف را پیشنهاد کنیم. تبدیل پاورپوینت به پی دی اف میتواند دلایل زیادی داشته باشد. ممکن است بخواهید فایلی که در لپ تاپ خود ساختهاید را روی تبلت اجرا کنید. یا اینکه بخواهید برای دسترسی بهتر مخاطبان به مطالب ارایه شده، فایل مورد نظر را با آنها به اشتراک بگذارید. لذا تبدیل پاورپوینت به پیدیاف راه حل مناسبی است تا فونت و تصاویر فایل به هم نریزد.
در آخر
چنانچه علاقهمند به یادگیری نرمافزار کاربردی پاورپوینت هستید میتوانید دوره «ارائه دانشجویی با پاورپوینت» در وبسایت یوآفیس را تهیه بفرمایید. در دوره آموزش ارائه دانشجویی با پاورپوینت نکات مهم استفاده از این نرمافزار کاربردی توضیح داده میشود و به اشتباهات رایج در ارائه دانشجویی اشاره میشود تا بتوانید از آنها اجتناب کنید.
در واقع شما هر آن چیزی که برای ساخت یک ارائه خوب، ایجاد پیشنویسهای لازم، طراحی اسلایدهای پاورپوینت و مهارتهای ارائه دانشجویی نیاز دارید در این دوره میبینید. با یوآفیس همراه باشید.