کار با آیکن ست‌ها در اکسل

اگر به دنبال راهی منحصر به فرد برای نمایش داده‌های خود در اکسل هستید، به راحتی می‌توانید از آیکن ست‌ها استفاده کنید. مثل Color Scale، آیکن ست‌ها نیز طیف وسیعی از مقادیر را در نظر گرفته و از افکت‌های بصری برای نماد آن مقادیر استفاده می‌کنند. در این مقاله از مجله یوآفیس با ما همراه باشید تا کار با آیکن ست‌ها در اکسل را بیاموزید.

گزینه آیکن ست‌ها در قالب بندی شرطی

مانند سایر قوانین قالب بندی شرطی، کار با آیکن ست‌ها در اکسل به شما امکان می‌دهد با استفاده از فلش‌ها، اشکال، پرچم‌ها و… به صورت تصویری مقادیر موجود در worksheet را نمایش دهید. سلول‌هایی را که می‌خواهید فرمت بندی روی آنها اعمال شود، انتخاب کنید.

سپس سربرگ Home را باز کرده و به بخش Styles بروید. روی “Conditional Formatting” کلیک کنید و از لیست کشویی “Icon Sets” را انتخاب کنید. بدین ترتیب در پنجره آیکن ست‌ها می‌توانید نمادهای مختلف را مشاهده کنید. علاوه بر این می‌توانید فلش ماوس را روی هریک از آنها قرار دهید تا در spreadsheet ظاهر شده و شما بتوانید متناسب با کار خود بهترین انتخاب را داشته باشید.

اگر موردی را که می‌خواهید استفاده کنید مشاهده کردید، کافیست روی آن کلیک کنید. این قانون، Conditional formatting را برای سلول‌های انتخابی شما با مجموعه آیکونی که انتخاب کرده‌اید اعمال می کند. و همانطور که در تصویر زیر مشاهده می‌کنید، نماد ستاره انتخاب شده است.

ایجاد مجموعه آیکن ست‌ Conditional Formatting به صورت دلخواه

گزینه‌های آیکن ست‌ها از منوی کشویی دارای مقادیر از پیش تعیین شده هستند. بنابراین، اگر نیاز دارید دامنه آنها را برای مطابقت با داده‌های خودتان تنظیم کنید، می‌توانید یک قالب بندی شرطی را به صورت  سفارشی ایجاد کنید.

سلول‌هایی را که می‌خواهید نمادها را در آن اعمال کنید، انتخاب کنید. سپس به  سربرگ Home بروید و از لیست کشویی Conditional Formatting،  “New Rule” را انتخاب کنید.

وقتیکه پنجره New Formatting Rule باز شد، گزینه “Format All Cells Based On Their Values” را از قسمت بالا انتخاب کنید.

در پایین پنجره ، روی لیست کشویی Format Style کلیک کنید و “Icon Sets” را انتخاب کنید. سپس جزئیات را برای این قانون سفارشی کنید.

در لیست کشویی بعدی، Icon Style را انتخاب کنید. اگر آیکون‌هایی با ترتیب مخالف را ترجیح می‌دهید، می‌توانید روی “Reverse Icon Order” کلیک کنید.

یکی از ویژگی‌های مفید Rule Type  برای آیکن ست‌ها در اکسل این است که شما با انتخاب مجموعه‌های دقیق دیگر با مشکل مواجه نمی‌شوید. در زیر کادر کشویی Icon Style ، می‌توانید کادرهایی را برای آیکن‌های گروهی مشاهده کنید. این گزینه به شما امکان می‌دهد آیکن‌های دقیق را برای خودتان سفارشی کنید. بنابراین اگر به عنوان مثال می‌خواهید از ستاره، به جای پرچم و پیکان استفاده کنید، می‌توانید از این ویژگی استفاده کنید.

آخرین بخش برای Formatting Rule، وارد کردن مقادیر values است. در بزرگترین کادر کشویی “Greater than” (>) یا “Greater than or Equal to” (> =) را انتخاب کنید. سپس مقدار مورد نظر را در کادر بعدی وارد کرده و Number، Percent ، Formula یا Percentile را انتخاب کنید. این کار به شما انعطاف پذیری بالایی در تنظیم rule می‌دهد.

سپس روی “OK” کلیک کنید تا قوانین جدید وارد شوند.

یکی دیگر از ویژگی‌های مفید این است که شما می‌توانید فقط آیکن را نمایش دهید. به طور پیش فرض، اکسل هم آیکن‌ها و هم مقداری را که وارد می‌کنید نشان می‌دهد. اما ممکن است مواردی وجود داشته باشد که قصد داشته باشید فقط آیکن در آنها نمایش داده شود. در این صورت باید کادر “Show Icon Only” را علامت بزنید.

مثال:

ما می‌خواهیم از نمادهای چراغ سبز، زرد و قرمز کمک بگیریم تا نشان دهیم که سفارش ما جدید است، در حال بررسی و یا کامل شده است. برای انجام این کار، ما فقط اعداد یک ، دو یا سه را وارد می‌کنیم. همانطور که می‌بینید، مقادیر values در این مثال مهم نیستند. آنها فقط برای فعال کردن نماد استفاده می‌شوند. بنابراین،باید موارد زیر را انجام دهیم:

۱. نمادهای چراغ راهنمایی را انتخاب کنید.

۲. ترتیب را معکوس کنید (چراکه می‌خواهیم بیشترین عدد با رنگ قرمز نشان داده شود).

۳. مقادیر “3” و “2” را به عنوان “Numbers” وارد کنید.

۴. سپس کادر را علامت بزنید تا فقط آیکن نمایش داده شود.

حالا تنها کاری که باید در این sheet انجام دهیم این است که اعداد “1” را برای سفارشات جدید ، “2” برای سفارشاتی که در حال انجام هستند و “3” را برای سفارشات کامل تایپ کنید. در آخر وقتی Enter را بزنید، تنها نمادهای چراغ راهنمایی سبز، زرد و قرمز ما را می‌بینید.

نتیجه گیری

امیدواریم این روش‌های گفته شده برای کار با آیکن ست‌ها در اکسل شما را مجبور به استفاده از این ویژگی‌های فوق العاده کند. علاوه بر این، برای اینکه بتوانید در نحوه استفاده از اکسل به مشکل برخورد نکنید و از تمامی رابط‌ها و ابزارهای آن به خوبی در موقعیت‌های ضروری استفاده کنید توصیه می‌کنیم در دوره ضروریات اکسل شرکت کنید. در این دوره با مباحث امنیت اکسل، شناخت کامل داده‌ها و مدیریت آنها، و همچنین روش‌های بالا بردن مهارت‌های کاربردی اکسل آشنا می‌شوید. در نهایت از اینکه با ما تا پایان این مطلب همراه بودید ممنونیم.