کاربرد اکسل در شرکت ها چیست؟

نرم افزار اکسل در سطح پایه برای ذخیره اطلاعات، تجزیه و تحلیل، و مرتب سازی گزارش‌ها استفاده می‌شود. از آنجایی که مسلط بودن به این نرم ‌افزار در شرکت‌ها بسیار مهم است در این مقاله از مجله یوآفیس سعی داریم کاربرد اکسل در شرکت ها را بررسی کنیم. با ما در ادامه همراه باشید.

تجزیه و تحلیل کسب و کارها

بسیاری از کسب و کارها در فعالیت‌های روزانه‌شان داده‌هایی را جمع آوری می‌کنند که ممکن است مربوط به فروش محصولات و هزینه‌های مربوط به لوازم، بیمه کارمندان و غیره باشد. در این حالت اکسل می‌تواند برای تجزیه و تحلیل داده‌ها مناسب باشد. برای مثال می‌توانید با استفاده از اکسل گزارشی از سود و زیان شرکت تهیه کنید و برای جلوگیری از ضررها و مدیریت‌شان تصمیم گیری کنید.

مدیریت افراد

شاید تعجب کنید که بدانید مهم ترین کاربرد اکسل در شرکت ها مدیریت افراد است. نرم افزار اکسل برنامه قدرتمندی برای ساماندهی اطلاعات افرادی است که در شرکت کار می‌کنند. مانند کارمندان، مشتریان، حامیان مالی و غیره. با استفاده از این برنامه می‌توانید به اطلاعات شخصی این افراد دسترسی پیدا کنید و آنها را ذخیره و بازیابی کنید. برای مثال یکی از صفحات اکسل می‌تواند برای ثبت اطلاعات فردی استفاده شود که شامل اطلاعاتی مانند نام، آدرس، ایمیل، تاریخ شروع به کار، کالاهای خریداری شده و وضعیت اشتراک و اطلاعات تماس باشد.

مدیریت فعالیت های تجاری

فعالیت های تجاری شامل تدارکات کاملاً پیچیده‌ای هستند که رسیدگی به آنها دشوار است. برای مثال باید موجودی انبار مرتب چک شود تا عملیات کالاهای ترخیصی بدون نگرانی انجام شود. برای این کار لازم است تا به صورت مداوم تراکن‌شهای مشتری پیگیری شود، تاریخ های مهم فهرست شود و زمان انجام برنامه‌ها مدیریت شوند. به همین دلیل استفاده از اکسل می‌تواند در این زمینه به شما کمک کند. شرکت آمازون از نرم‌افزار پیچیده ای برای مدیریت فعالیت‌های تجاری‌اش استفاده می‌کند. اما نرم افزار اکسل ابزار مهمی است که برای مشاغل کوچکتر مورد استفاده قرار می‌گیرد. در واقع یکی از مزایای کاربرد اکسل در شرکت‌ها این است که رابط کاربری ساده‌ای دارد و به افراد زیادی امکان استفاده از آن را می‌دهد. علاوه بر این خطاهای برنامه نویسی در آن وجود ندارد.

گزارش عملکرد ها

گزارش عملکرد و نظارت بر آن ، تخصصی است که از طریق تجزیه و تحلیل داده‌های یک شرکت و با استفاده از اکسل می توان آن را به دست آورد. برای مثال بسیاری از حسابداران هنوز هم از اکسل برای تجزیه و تحلیل داده‌های خودشان از جداولی که در اکسل وجود دارد استفاده می‌کنند. با قرار دادن یک جدول و پیوند دادن آن به داده ها می توانید اطلاعات مفیدی را از مجموعه داده‌هایتان به سرعت به دست بیاورید. علاوه بر این جداول موجود در اکسل دارای توابع زیادی هستند که می‌توان از طریق آنها شمارش، جمع بندی و دیگر عملیات ریاضی را انجام دهید.

امور اداری

با توجه به اهمیت کاربرد اکسل در شرکت ها بسیاری از مدیران از اکسل برای وارد کردن و ذخیره داده های مهم‌شان استفاده می‌کنند. همین داده ها ممکن است برای حسابداری و گزارش مالی نیز استفاده شود. علاوه بر این اکسل در مدیریت امور اداری مانند صورتحساب‌ها، پرداخت قبوض و تماس با مشتریان و حامیان مالی مفید است.

تحلیل استراتژیک

با توجه به کاربردهای اکسل تجزیه و تحلیل های استراتژیک جایی است که تصمیمات امور تجاری با داده‌ها و فرمول‌های موجود در صفحات گسترده ارتباط مستقیم دارد. و شما از اکسل برای هدایت این اطلاعات استفاده می‌کنید. برای مثال بر اساس یکی از نمودارهای اکسل ممکن است تصمیم بگیرید که بیمه ارضی داشته باشید. بنابراین می‌توان گفت تجزیه و تحلیل این صفحات گسترده برای اطلاع‌رسانی تصمیمات تجاری به روش خاصی طراحی شده است.

مدیریت پروژه

اگرچه که مدیران پروژه به نرم افزارهای پیشرفته دسترسی دارند، اما از کاربرد اکسل در شرکت ها نیز نمی‌توان چشم پوشی کرد. اکثر پروژه های شرکت‌ها فعالیت های تجاری هستند که شامل اطلاعاتی مانند بودجه، تاریخ شروع و پایان هستند. بدین ترتیب می‌توانید برنامه‌های پروژه‌های کاری را در یک ورک بوک قرار دهید و سپس از آن برای پیگیری پیشرفت پروژه و پیشروی آن طبق زمانبندی استفاده کرد. یکی دیگر از مزیت های استفاده از اکسل در این زمینه این است که می‌توانید به راحتی ورک بوک پروژه خود را با دیگران به اشتراک بگذارید.

مدیریت برنامه ها

نرم افزار اکسل بستر مناسبی برای مدیریت برنامه‌ها است. زیرا می توان آن را برای رسیدگی به ویژگی‌های خاصی از یک برنامه تطبیق داد. از آنجایی که اکسل به طور گسترده برای همه افراد قابل دسترس است اطلاعات موجود در آن می‌تواند توسط چند نفر مدیریت شود و در زمان مناسب آن را به یک مدیر جدید تحویل داد. برنامه‌های یک شرکت تجاری مانند یک پروژه کاری است؛ اما با این تفاوت که ممکن است در حال انجام باشد و در نهایت به کاربران خود بسیار بستگی دارد.

اداره قراردادها

اکثر مدیران شرکت‌ها علاقه دارند از اکسل برای اداره قراردادهایشان استفاده کنند. زیرا ابزاری بدون دردسر برای ثبت جزئیاتی مانند تاریخ ها، محصولات تحویل داده شده و پرداخت‌ها است. علاوه بر این بسیاری از الگوهای مدیریتی درون این برنامه وجود دارد که می‌توان از آنها متناسب با نوع قرارداد استفاده کرد.

مدیریت حساب ها

یکی از مهم‌ترین وظایف در شرکت‌ها بر عهده مدیران فروش است. زیرا آنها سوابق مشتری را دریافت می‌کنند و باید در حفظ آنها بکوشند. در واقع وظیفه یک مدیر فروش تقویت روابط شرکت با مشتریان فعلی است و باید با جلب رضایت آنها فروش محصولات را افزایش دهد. در واقع این شغل یک نوع بازاریابی حرفه‌ای است. کاربرد اکسل در شرکت ها برای مدیریت حساب کاربران الزامی بوده، زیرا راه ساده‌ای برای اشتراک گذاری و نگهداری فایل‌های مشتری می باشد.

جمع بندی

همانطور که خواندید نرم افزار اکسل با ویژگی‌‌ها و ابزار مفیدی که ارائه می‌دهد می‌تواند برای شرکت‌ها کاربردهای زیادی داشته باشد. اما لازمه آن این است کارمندانی که قصد دارند در شرکت‌ها مشغول به کار شوند به صورت کامل به این نرم‌افزار تسلط داشته باشند. بنابراین توصیه می‌کنیم برای آشنایی بیشتر با این نرم افزار کاربردی و افزایش سطح اطلاعات خود در دوره فرمول نویسی اکسل از مجموعه یو آفیس شرکت کنید. شما عزیزان می‌توانید برای شرکت در این دوره روی تصویر زیر کلیک کنید. در نهایت از اینکه با ما همراه بودید ممنونیم.