نحوه ورود اطلاعات سریع در اکسل

از آنجایی که ورود اطلاعات به اکسل از اهمیت بالایی برخوردار است، روش‌های متنوعی برای ورود آن وجود دارد. ما در این مقاله از مجله یوآفیس، دو ترفند ساده برای ورود اطلاعات سریع در اکسل را به شما آموزش می‌دهیم تا بدون انجام کار اضافی، غلط‌های املایی را کاهش دهید. پس ادامه مطلب را دنبال کنید.

نحوه استفاده از حالت Auto complete در اکسل

یکی از روش‌های ورود اطلاعات سریع در اکسل استفاده از حالت Auto complete است. حتی اگر به این روش آشنایی نداشته باشید، به راحتی می‌توانید روند کار آن را حدس بزنید. این ویژگی به محض وارد کردن مقادیر پیوسته، در هر جهت شروع به کار می‌کند.

وقتیکه یک کاراکتر متناسب با مقدار موجود در محدوده مجاور وارد می‌کنید، این ویژگی مقادیر منطبق را نمایش می‌دهد. تا زمانی که کمی ابهام در وارد کردن اطلاعات وجود داشته باشد، باید به وارد کردن کاراکترها ادامه دهید. به مثال زیر توجه کنید:

ابتدا حرف D را در سلول B8 وارد کنید و ببینید چه اتفاقی میافتد. همانطور که در شکل بالا نشان داده شده است، ویژگی Auto complete ورودی را براساس مقادیر وارد شده قبلی (مقادیر بالای B8) تکمیل می‌کند. ورودی Denise با کاراکتر D مطابقت دارد، و چون هیچ ورودی دیگری نیز با حرف D مطابقت ندارد، auto comlete،  Denise را برای تکمیل پیشنهاد می‌کند. برای وارد کردن Denise ، Enter را فشار دهید (یا اگر می‌خواهید به جای پایین رفتن به ردیف بعدی به ستون بعدی بروید، Tab را فشار دهید). برای رد کردن ورودی پیشنهادی، تایپ را ادامه دهید. برای حذف همه چیز من جمله حرف D که تایپ کرده‌اید، Escape را فشار دهید.

بیایید مثال دیگری را بررسی کنیم:

برای ورود اطلاعات سریع به اکسل این بار Su را تایپ کنید. در این حالت، Auto complete هیچ کاری انجام نمی‌دهد، زیرا کاراکتر کافی برای انتخاب Susan یا Sue وجود ندارد. اگر S را وارد کنید، Auto complete، Susan را پیشنهاد می‌دهد. اگر e را وارد کنید، Auto complete هیچ کاری انجام نمی‌دهد. سعی کنید مقداری را در راست ، چپ و حتی بالاتر وارد کنید. این ویژگی در هر چهار جهت کار خواهد کرد.

غیر فعال کردن Auto complete

برای غیرفعال کردن این ویژگی، روی منوی File کلیک کنید و Option را انتخاب کنید (یا اگر Option را نمی‌بینید) More را انتخاب کنید. در پنجره سمت چپ Advanced را انتخاب کنید. سپس در قسمت Editing Option ، تیک گزینه Enable AutoComplete for Cell Values ​​را که در شکل بالا نشان داده شده است بردارید. با این کار Flash Fill نیز که ابزاری قدرتمند است را غیرفعال می‌کنید.

نحوه استفاده از فهرست انتخاب در اکسل

هنگام وارد کردن مقادیر پیوسته در یک ستون ، می توانید از لیست انتخاب برای ورود اطلاعات سریع در اکسل استفاده کنید. لیست انتخابی یک ویژگی داخلی است که یک لیست منحصر به فرد از مقادیر موجود را نمایش می‌دهد. این روش شبیه به یک لیست کشویی است اما کاملاً خودکار است. تنها کاری که باید انجام دهید این است که Alt + فلش رو به پایین را فشار دهید تا آن را مشاهده کنید. سپس، موردی را در لیست انتخاب کنید تا سلول فعال پر شود.

برای امتحان این روش، B8 را انتخاب کرده و Alt + پیکان رو به پایین را فشار دهید تا لیست انتخابی که در شکل بالا نشان داده شده است را مشاهده کنید. با انتخاب Alt + پیکان رو به پایین لیست انتخاب ستون را نمایش دهید. اگر سلول فعال، محتوا داشته باشد، در صورت انتخاب مورد لیست، این ویژگی روی آن نوشته می‌شود. به یاد داشته باشید که می‌توانید از Ctrl + z برای لغو این عمل استفاده کنید. شما می‌توانید لیست انتخابی خود را در بالای لیست نمایش دهید، اما نه به راست یا چپ ، حتی اگر مقدار زیادی در آن جهت وجود داشته باشد.

نتیجه گیری

همانطور که مشاهده کردید دو روش ساده برای ورود اطلاعات در اکس وجود دارد که با استفاده از آنها می‌توانید هم دقت خود را در کار با اکسل بالا ببرید و هم در زمانتان صرفه‌جویی کنید. توصیه می‌کنیم برای یادگیری قابلیت‌های دیگر و کاربردی اکسل در دوره‌ کاربری اکسل شرکت کنید.