ایمپورت داده از فرم ورد به اکسل

استفاده از فرم‌ها در ورد برای جمع آوری اطلاعات بسیار ساده و راحت است. اما چالش اصلی وقتی شروع می‌شود که قرار باشد اطلاعات جمع آوری شده به اکسل منتقل شوند. همانطور که می‌دانید وارد کردن دستی همه داده‌هایی که جمع آوری کرده‌اید بسیار دشوار است. اما خوشبختانه روش‌های مختلفی برای پر کردن خودکار داده‌ها از فرم‌های ورد به اکسل وجود دارد. به همین منظور در این مقاله از مجله یوآفیس قصد داریم روش‌های ایمپورت داده از فرم ورد به اکسل را بررسی کنیم. پس ادامه مطلب را از دست ندهید.

بسته به تعداد فرم‌های موجود یا نوع داده‌ای که می‌خواهید از فرم‌های ورد اکسپورت کنید، می‌توانید از هر یک از روش‌های زیر استفاده کنید:

روش 1: ایمپورت سلول‌ به صورت تکی

اگر می‌خواهید داده‌ها را از یک سلول جداگانه به ورد به اکسل وارد کنید، بهتر است از این روش استفاده کنید. مراحلی که باید برای استفاده از این روش دنبال کنید به ترتیب زیر است:

۱. در اکسل، یک spreadsheet جدید  باز کنید.

۲. روی سربرگ Insert کلیک کرده و گزینه Object را انتخاب کنید.

۳. با کلیک روی آن، گزینه Object همانطور که در تصویر می‌بینید شما را به پنجره‌ای هدایت می کند.

۴. در پنجره باز شده، گزینه Create From File را انتخاب کنید.

۵. سپس برای ایمپورت فایل مورد نظر خود، Microsoft Word Document‌ را جستجو کنید.

۶. با دوبار کلیک روی نام فایل، آن را انتخاب کنید، سپس با کلیک روی دکمه OK ، پنجره را ببندید. این فرآیند فایل ورد را به صفحه اکسل شما منتقل می‌کند.

۷. کادر متن سلول شما باید مانند =EMBED (“ Document “) نمایش داده شود. این فرآیند تنها در صورتی امکان پذیر است که مجوزهای ادیت سند منبع ورد فعال باشد.

8.  روی  File tab> Save As کلیک کنید و نام فایل اکسل خود را به سند قبلی تغییر دهید.

9. . سپس مجدداً روی Save کلیک کنید تا فرآیند به پایان برسد.

روش 2: ایمپورت داده‌ها به صورت سلول به سلول

این روش به شما امکان می‌دهد داده‌های خود را سلول به سلول از ورد به اکسل وارد کنید. در ادامه چند مرحله برای راهنمایی شما آورده شده است:

۱. سند ورد را با داده‌های مورد نظر برای انتقال باز کنید.

۲. روی علائم hatch markهایی‌ که روی جدول هستند کلیک کنید.

۳. با فشردن Ctrl+C جدول را کپی کنید.

۴. سپس می‌توانید سند ورد خود را ببندید.

۵. صفحه اکسل را باز کرده و روی first cell grid کلیک کنید.

۶. سپس داده‌های کپی شده را با فشار دادن کلیدهای Ctrl+V پیست کنید.  همانطور که در تصویر دیده می‌شود، داده‌های شما پیست می‌شوند.

نکته/ اگر استفاده از این روش را برای ایمپورت ورد به اکسل انتخاب می‌کنید، حتماً مطمئن شوید که جدول اکسل دارای طرح بندی مشابه جدول ورد باشد. به عبارت دیگر اگر جدول ورد شما دارای ده ستون است، جدول اکسل هم باید دارای همان تعداد ستون باشد.

روش 3: تبدیل ورد به اکسل با استفاده از فایل‌های CSV

روش ساده دیگر برای تبدیل اطلاعات از فرم ورد به اکسل استفاده از فایل comma-separated values (CSV) است. فایل CSV یک فایل متنی محدود است که از کاما برای جدا کردن مقادیر در یک فایل استفاده می‌کند.

تبدیل Word به CSV

قبل از استفاده از CSV برای انتقال داده‌ها از ورد به اکسل ، ممکن است لازم باشد فرم ورد خود را به فرمت CSV تبدیل کنید. برای تبدیل فایل‌های خود، میتوانید از یکی از روش‌های زیر استفاده کنید:

گزینه 1: استفاده از option برای تبدیل ورد به CSV

با انجام این مراحل می‌توانید از سربرگ Options برای تبدیل فرم خود به CSV استفاده کنید.

۱. فرم ورد را باز کنید. سپس مطمئن شوید که حاوی تمام اطلاعات مورد نیاز شما باشد.

۲. File> Options را انتخاب کنید.

۳. سپس در پنل Options، گزینه  Advanced را انتخاب کنید.

4. و در ادامه گزینهtext file Save form data as delimited را علامت بزنید.

5. در نهایت، با کلیک روی OK ، کادر مربوطه را ببندید.

بدین ترتیب می‌توانید داده‌های خود را به اکسل اکسپورت کنید یا سندتان را ذخیره کنید.

گزینه 2: استفاده از “Save As” برای اکسپورت داده‌ها به CSV

در روش دیگر، می‌توانید از گزینه Save As برای ذخیره سندتان در قالب CSV استفاده کنید:

۱. وقتی هنوز در فرم ورد هستید، روی File menu و سپس گزینه Save As کلیک کنید.

2. مطابق تصویر، کادری حاوی متن ساده انتخاب شده و به صورت پیش فرض آن را مشاهده خواهید کرد.

۳. اگر تغییری ایجاد کردید، باید نام فایل را تغییر دهید و روی Save کلیک کنید.

۴. بدین ترتتب کادری به صورت پیش نمایش، مانند آنچه در تصویر می‌بینید ظاهر می‌شود و داده‌هایی را که قصد دارید به فرمت CSV  اکسپورت کنید نمایش می‌دهد. برای اکسپورت داده‌ها، روی OK کلیک کنید.

با انجام این مراحل، ورد داده‌های داخل فرم را در یک فایل .csv اکسترکت می‌کند. قابل ذکر است که فایل‌های CSV با اکسل سازگار هستند و به شما آزادی دسترسی در هر نسخه از اکسل را می‌دهند.

بدین ترتیب برای جدا کردن زمینه های مختلف در سند، ورد کاما را ایمپورت کرده و اکسل از این کاما برای جدا کردن داده‌های متعلق به سلول‌های مختلف استفاده می‌کند.

گزینه 3: استفاده از Export برای ذخیره داده‌ها در CSV

اگر نمی‌خواهید از گزینه Save As برای انتقال داده از ورد به اکسل استفاده کنید، باید از Export بهره ببرید:

۱. وقتی هنوز در فرم ورد هستید، روی File کلیک کنید.

۲. سپس گزینه Export را انتخاب کنید.

۳. در این مرحله روی Change the File Type، و سپس روی Files Type کلیک کنید و Plain Text (*.txt) را انتخاب کنید.

۴. روی Save As کلیک کنید. با انجام این کار، کادر Save As را باز می‌کنید، که به شما امکان می دهد ویژگی‌های فایل را ادیت کنید.

۵. مکان مورد نظر را برای ذخیره فایل انتخاب کنید.

۶. در آخر فایل خود را به دلخواه نامگذاری کرده و روی Save کلیک کنید وسپس داده‌ها را اکسپورت کنید.

ایمپورت کردن داده‌های فرم ورد به اکسل

حالا که داده‌های فرم ورد را به قالب CSV تبدیل کرده‌اید، مرحله بعدی این است که آنها را به صفحه اکسل ایمپورت کنید.

قبل از هر چیز به یاد داشته باشید که ممکن است فایل شما در اکسل قابل مشاهده نباشد، زیرا اکسل فقط فایل‌های خودش را به طور پیش فرض نمایش می‌دهد. به همین دلیل برای دسترسی به فایل CSV ، مراحل زیر را دنبال کنید:

۱. یک صفحه جدید در اکسل باز کنید.

۲. روی File> Open کلیک کنید.

۳. آیکون Browse را انتخاب کرده و All Files را در لیست کشویی type انتخاب کنید.

۴. محل فایل را پیدا کرده و آن را انتخاب کنید.

۵. سپس روی Open کلیک کنید. این امر باعث می شود که اکسل Text import Wizard را مانند تصویر زیر باز کند. و در آخر روی Delimited> Next کلیک کنید.

برخورد با اشکالات مختلف

گاهی اوقات ممکن است لازم باشد در یک روز تعداد فرم‌های زیادی را از ورد به اکسل تبدیل کنید. می‌دانید که گذراندن کل این فرایند بسیار سخت باشد.

بنابراین بهترین گزینه این است که هنگام کار با فرم‌های مختلف، با استفاده از ADO اتصالات کد را به spreadsheet ایجاد کنید. ADO یا (ActiveX Data Object) فرآیند انتقال را به صورت خودکار انجام می‌دهد. بدین ترتیب، انتقال داده آسان‌تر می‌شود.

نتیجه گیری

اگرچه یادگیری این تکنیک‌های جدید برای ایمپورت ورد به اکسل در ابتدا کمی سخت به نظر می‌رسد، اما در طولانی مدت حتماً نتیجه خواهد داد. به یاد داشته باشید که با استفاده از این روش‌ها می‌توانید در زمان خود صرفه جویی کنید. علاوه بر این دقت شما را هنگام ورود داده‌ها افزایش می‌دهند. بدین ترتیب، از آنجا که داده‌ها از یک نرم افزار به نرم افزار دیگر منتقل می‌شوند خطر رخ دادن خطاها نیز کاهش می‌یابد. پیشنهاد می‌کنیم برای یادگیری ویژگی‌های بیشتر از این نرم افزارهای کاربردی در آفیس و دستررسی به منابع رایگان بخش مقالات ما را مطالعه کنید. از اینکه با ما همراه بودید ممنونیم.