چگونه از هک شدن مایکروسافت آفیس جلوگیری کنیم؟

مجموعۀ مایکروسافت آفیس سال‌هاست که جزو محبوب‌ترین برنامه‌ها در چرخه‌های کاری امور شخصی، تحصیلی یا اداری است. اما متأسفانه همین محبوبیت و گستردگی باعث شده که بعضی از مجرمان سایبری آن را هدف قرار دهند و مرتباً به دنبال روش‌های جدیدتر برای هک کردن آن باشند. اما خبر خوب این است که چند روش برای کاهش خطر هک شدن مایکروسافت آفیس وجود دارد. اگر شما هم برای آگاهی از این روش‌ها مشتاقید، تا انتهای این مطلب از یوآفیس همراه ما باشید.

به کار گفتن اصول اولیه برای جلوگیری از هک شدن مایکروسافت آفیس

به عنوان اولین روش برای جلوگیری از هک شدن آفیس، پیشنهاد می‌کنیم که حتماً همیشه نرم‌افزار ضد بدافزارها و ضد هک (antimalware) را روی سیستم خود داشته باشید (می‌توانید لیستی از این نرم‌افزارها را در وب‌سایت soft98 ببینید و دانلود کنید). این نرم‌افزارها بنا به نوع طراحی، یا بدافزارها را شناسایی می‌کنند و از ورود و فعایلت آن‌ها جلوگیری می‌کنند و یا اخطار می‌دهند که یک بدافزار وارد سیستم شده است.

فعال کردن احراز هویت دو مرحله‌ای

همل پسوردها چه ساده باشند و چه پیچیده هنوز هم یکی از پاشنه آشیل‌های امنیت IT هستند. چرا که کافیست که یک هکر بتواند پسورد شما را پیدا کند یا حدس بزند و بعد به راحتی می‌تواند به فایل‌ها و اطلاعاتتان (مثل فایل‌های داخل OneDrive یا حتی ایمیل‌های Outlook) دسترسی داشته باشد. به همین منظور مایکروسافت برای جلوگیری از هک شدن مایکروسافت آفیس، قابلیت احراز هویت دو مرحله‌ای (Two-step verification) را در آفیس 365 ارائه داده است. به این صورت که برای لاگین کردن در آفیس 365 علاوه بر ایمیل و پسورد،  باید کدی که به شماره موبایلتان پیامک می‌شود را هم وارد کنید. هر بار که بخواهید وارد اکانتتان شوید این کد برایتان ارسال می‌شود و هر بار هم تغییر می‌کند.

علاوه بر این می‌توانید از اپلیکیشن Microsoft Authenticator هم استفاده کنید. این برنامه به جای ارسال کد توسط پیام کوتاه، از شما می‌خواهد که از طریق اپلیکیشن آفیس که روی گوشی خود دارید، ورود به آفیس با هر دستگاه یا از هر سیستم دیگری را تأیید کنید. با به کارگیری این روش، فرد مجرم تا زمانی که موبایل شما را در اختیار نداشته باشد، نمی‌تواند از مرحلۀ دوم عبور کند.

غیر فعال کردن ماکروها برای جلوگیری از هک شدن مایکروسافت آفیس

به عنوان به یک تعریف کلی و خلاصه از ماکروها باید بگوییم که به کمک ماکروها می‌توانیم بعضی دستورالعمل‌ها را یک بار تعریف کنیم و بارها از آن‌ها استفاده کنیم. در واقع از ماکروها می‌توانیم برای خودکار کردن بعضی از کارها استفاده کنیم. مثلاً اگر می‌خواهید مرتباً بعضی از داده‌های اکسل را با بعضی از اطلاعات خاص آپدیت کنید یا می‌خواهید دائماً از یک قالب خاص سند جدید بسازید، می‌توانید از ماکروها کمک بگیرید. با این کار مجبور به انجام یک سری کارهای تکراری نخواهید بود. لازم به ذکر است که ماکروها را می‌توان با دیگران نیز به اشتراک گذاشت.

از آنجایی که مایکروسافت آفیس برای بهبود و ارتقای چرخه‌های کاری ارائه شده، هدف طراحی ماکروها در این پکیج هم همین بوده است. اما مشکل اینجاست که بعضی از هکرها از ماکروها استفاده می‌کنند تا بتوانند بدافزاری را روی سیستم طرف مقابل دانلود و نصب کنند. به همین دلیل هم اگر ماکروها کاربرد خاصی برایتان ندارند، بهتر است برای جلوگیری از هک شدن مایکروسافت آفیس آن‌ها را در تنظیمات آفیس خود غیرفعال کنید.

بک آپ گرفتن از اطلاعات

استفاده از فضای ابری از بهترین راهکارها برای ذخیره‌سازی فایل‌هاست. چراکه با این کار برای مثال اگر مشکلی برای سیستمتان پیش بیاید، خیالتان از بابت پاک نشدن اطلاعاتتان راحت است. اما هک شدن همیشه شامل سرقت اطلاعات نمی‌شود؛ بلکه گاهی فایل‌ها توسط هکر حذف می‌شوند! بنابراین اگر هکرها موفق شوند که به حساب آفیس شما وارد شوند، می‌توانند همۀ اطلاعات داخل OneDrive را سرقت یا حذف کنند.

بنابراین برای جلوگیری از پاک شدن اطلاعتتان بهتر است از فایل‌هایتان بک‌آپ بگیرید. خوشبختانه سیستم عامل‌های ویندوز و مَک دارای نرم‌افزار داخلی برای بک‌آپ‌گیری هستند. بنابراین فقط لازم است که یک هارد خارجی را به سیستم متصل کنید تا بک‌آپ اطلاعاتتان در حافظۀ آن ذخیره شوند. با این کار در صورت بروز هر گونه مشکل می‌توانید از بک‌آپ استفاده کنید و فایل‌هایتان را برگردانید.

در نهایت باید اشاره کنیم که شاید نتوان احتمال هک شدن مایکروسافت آفیس یا هر برنامۀ دیگری را به صفر رساند؛ اما می‌توان با به کارگیری راه‌کارهایی مثل موارد بالا، احتمال آن را تا حد ممکن کاهش داد. امیدواریم این مطلب برایتان مفید واقع شده باشد. همچنین می‌توانید مقایسۀ دو نسخۀ اخیر آفیس را در هم در مجلۀ یوآفیس مشاهده کنید.