5 کاری که نباید در اکسل انجام دهید!

سالهاست که اکسل یک ابزار عالی برای پردازش داده‌ها است، اما این برنامه دارای محدودیت‌هایی نیز است. وقتی مجبورید از فرمول‌های بیش از حد پیچیده استفاده کنید، یا هنگام باز کردن یک فایل در اکسل با ارورهای مختلف روبرو می‌شوید، شاید بهتر باشد از یک فرمت دیگر برای فایلتان استفاده کنید. بنابراین مواردی وجود دارد که نباید در اکسل از آنها استفاده کنید. در این مقاله از مجله یوآفیس با ما همراه باشید تا شما را با ۵ کاری که نباید در اکسل انجام دهید، آشنا کنیم.

1. پایگاه‌های دیتابیس

اولین نباید در اکسل مربوط به ذخیره اطلاعات است. اگر روی  کار با کامپیوتر کاملاً مسلط نباشید، احتمالاً تصور خواهید کرد که اکسل (یا Google Sheets) تنها راه ذخیره اطلاعات است. جالب است که بدانید آخرین نسخه‌های اکسل دارای 16384 ستون و 1.048.576 ردیف هستند که مجموعاً تعداد 17179.869.184 سلول را تشکیل می‌دهند و همه آنها شامل تعداد زیادی اطلاعات و داده هستند. زمان استفاده از یکی از آنها باید توجه داشته باشید که کامپیوتر همه آنها را به طور همزمان آپلود می‌کند. بنابراین، اگر از سلول‌های زیادی استفاده کرده باشید، باید انتظار این را داشته باشید که سرعت رایانه شما کاهش پیدا کند.

نکته/

در صورتی که داشتن صد یا حتی هزار ردیف مشکلی ایجاد نمی‌کند.

پس اگر مدت زمان زیادی است که داده‌ها و اطلاعات خود را در اکسل وارد می‌کنید، یا چند کاربر دسترسی به آنها دارند و اطلاعات دیگری را به یک فایل اضافه می‌کنند، باید این را بدانید که حتی کامپیوتر‌های قدرتمند نیز برای آپلود آن یا مشکل مواجه می‌شوند. دلیل آن هم این است که مایکروسافت هنگام باز کردن یک فایل، همه داده‌ها را آپلود می‌کند. اگرچه این روش برای تجزیه و تحلیل داده‌های کوتاه مدت مفید است، اما در صورت نیاز به تجزیه و تحلیل اطلاعاتی خاص، ممکن است که زمان زیادی هدر شود. برای مثال، اگر به آدرس ایمیل مشتری نیاز داشته باشید، دیگر نیازی نیست که کل دیتابیس مشتری‌های خود را بارگیری کنید.

یک جایگزین مناسب برای ذخیره داده‌ها استفاده از نرم افزار یا سرویس dedicated database است. این برنامه‌ها ویژگی‌های مشابه اکسل را مانند تجزیه و تحلیل داده‌ها ارائه می‌دهند، اما دارای قابلیت‌های بیشتری نیز هستند. اگر از طرفداران Microsoft Suite هستید، می‌توانید از Microsoft Access نیز استفاده کنید. جایگزین‌های دیگر نیز شامل LibreOffice Base و غیره هستند.

2. آنالیز داده‌های پیچیده

مایکروسافت اکسل درون خود دارای تعداد زیادی فرمول‌ است. این برنامه ساده‌ترین فرمول جمع را برای توابع پیچیده مانند net present value (محاسبه ارزش زمان پول) و forecast (برای محاسبه مقادیر آینده) ارائه می‌دهد.

دومین نباید در اکسل نیز مربوط به همین بخش است. اگر مجبور شدید که چندین کار پیچیده را باهم انجام ‌دهید، وقت آن است که راه حل‌های دیگری را جز اکسل در نظر بگیرید. اگر متغیرهای فرمول شما همه بر اساس داده‌های خام هستند، اکسل ابزاری عالی برای این کار  است. اما اگر متوجه شدید که تابع‌های شما بر اساس سلول‌هایی است که خودشان فرمول هستند، باید از نرم افزارهای اختصاصی برای آنالیز استفاده کنید.

به جای استفاده از اکسل برای سناریوهای پیچیده، سعی کنید یک زبان برنامه نویسی مانند پایتون را یاد بگیرید. یادگیری این برنامه آسان است، و چندین منبع رایگان برای شروع به کار در آن وجود دارد. و اگر تمایلی به مطالعه برنامه نویسی ندارید، می‌توانید از ابزارهای تجزیه و تحلیل داده‌های اختصاصی استفاده کنید که استفاده از آنها بسیار راحت‌تر است.

3. مدیریت پروژه

قبل از ظهور ابزارهای مدیریت پروژه اختصاصی مانند Asana و Trello ، بسیاری از کاربران متخصص از Microsoft Excel استفاده می‌کردند زیرا راه اندازی آن آسان است و الگوهایی در آن وجود دارد که می‌توانید آپلود کنید تا در شروع کار به شما کمک کند. اما به محض اینکه تعداد افراد تیم شما بیشتر شود، همه چیز پیچیده می‌شود. مگر اینکه از نسخه آنلاین اکسل استفاده کنید. تیم شما نمی‌تواند به طور همزمان از فایل مدیریت پروژه شما استفاده کند و وقتی هر کدام از آنها تعداد داده‌های مختلفی را وارد می‌کنند، ممکن است اطلاعات زیادی را در یک برگه به ​​دست آورید.

علاوه بر این، با دسترسی بیشتر افراد به پرونده، احتمال بیشتری برای ورود اختلاط ناخواسته وجود دارد. ممکن است که آنها سهواً یک فرمول را تغییر دهند یا حتی اطلاعات مهم را حذف کنند.

به همین دلیل بهتر است به جای اکسل، یک برنامه اختصاصی برای مدیریت وظایف تیم خود ایجاد کنید. برنامه‌های هدفمند به شما و تیم شما اجازه می‌دهد تا دید واضحی به همه چیزهایی که نیاز است انجام دهند، داشته باشند. حتی می‌توانید وظایفی را به اعضای خاصی اختصاص دهید تا هیچ چیز نادیده گرفته نشود. اگر بودجه کمی دارید، می‌توانید ابزارهای مدیریت پروژه رایگان را به صورت آنلاین پیدا کنید.

4. فرم ها

به دلیل دسترسی آسان، معمولاً از اکسل به عنوان یک فرم استفاده می‌شود. برای مثال موارد زیادی وجود دارد که در رویدادها و مجالس مختلف از فایل‌های اکسل برای ثبت نام مهمان استفاده می‌شود.

استفاده از اکسل به عنوان یک فرم بسیار مناسب است، زیرا افرادی که از آن استفاده می‌کنند، می‌توانند داده‌های خود را مستقیماً تجزیه و تحلیل کنند. اما با این حال، این امر دارای چندین اشکال است و چهارمین نباید در اکسل محسوب می‌شود:

• اولین مشکل این است که، شما هیچ کنترلی روی ورودی داده‌ها ندارید. هر کسی می‌تواند اطلاعات نادرست را تایپ کند. همچنین هیچگونه استانداردسازی برای داده‌ها وجود ندارد و یک فرد می‌تواند در نیویورک آن را تغییر دهد. این امر در طول تجزیه و تحلیل داده‌ها مشکل ساز است.
• اگر چندین سایت برای ثبت نام دارید، پس شما مجموعه داده‌های جداگانه‌ای دارید که نیاز به consolidation دارند. این کار زمان‌بر بوده و می‌تواند خطایی در داده‌های شما ایجاد کند. حتی ممکن است باعث شود که کاربران داده‌های خود را دوبار وارد کنند.
• هیچ حریم خصوصی برای داده‌ها وجود ندارد. اگر از spreadsheet استفاده می‌کنید، همه می‌توانند ورودی‌ها را مرور کرده و داده‌ها را جمع آوری کنند. آنها حتی می‌توانند اطلاعات موجود را تغییر دهند ، که باعث خراب شدن داده‌های شما می‌شود. به یاد داشته باشید که اگر داده‌های کاربران از طریق ثبت نام در اکسل پخش شود، ممکن است که شما مسئول آن باشید.

در نهایت، اگر می‌خواهید از اکسل برای ثبت نام آنلاین استفاده کنید، همانطور که قبلاً گفته شد برای دیتابیس‌های بزرگ مناسب نیست.

5. تجزیه و تحلیل داده های مالی

وقتی از Excel برای ردیابی داده‌های مالی استفاده می‌کنید، به احتمال زیاد مجبورید به چندین منبع آنها را لینک دهید. این منابع می‌توانند سایر فایل‌های اکسل، دیتابیس‌های آنلاین و حتی وب سایت‌های مالی باشند. با این حال، با افزودن این موارد، احتمال معرفی اشتباه یا دریافت اطلاعات قدیمی افزایش پیدا کند.

نتیجه گیری

مایکروسافت اکسل دارای صفحات spreadsheet برای مجموعه داده‌های کوچک و بزرگ است که کارایی خوبی دارند. اما اگر می‌خواهید کار خود را مقیاس بندی کنید، باید از نرم افزارهای اختصاصی استفاده کنید. استفاده از نرم افزاری که به طور خاص برای اهداف شما توسعه یافته است، عملکرد بهتری را در اختیارتان قرار می‌دهد، سریعتر کار می‌کند و به شما امکان می‌دهد کارها را با کارآیی بیشتری انجام دهید. در این مقاله 5 نباید در اکسل را باهم بررسی کردیم و امیدواریم که برای شما مفید بوده باشد. در نهایت در صورتی که از کاربران مبتدی در اکسل هستید می‌توانید با شرکت در دوره کاربری اکسل شروع کنید تا دانش کافی را در این زمینه بدست بیاورید و مانند حرفه‌ای‌ها با آن کار کنید.