معرفی تب های اکسل به طور کامل

همراهان همیشگی مجله یوآفیس در این سری از مقاله‌های آموزشی با ما همراه باشید تا به معرفی تب های اکسل بپردازیم.

تب File

در معرفی تب های اکسل، تب File شامل گزینه‌های اصلی مورد نیاز مانند New، Open، Save Save as، Print، Share، Export و Close است. همچنین می‌توانیم از گزینه Excel options هم استفاده کنیم.

۱. Info:

با استفاده از این گزینه می‌توانیم اطلاعات مربوط به فایل خاصی از اکسل را بدست بیاوریم:

•  Created date (تاریخ ایجاد)
• last modified date (آخرین تاریخ ویرایش)
•  Author name (نام نویسنده)
•  Properties (ویژگی‌ها)
•  versions (نسخه‌ها) و …

۲. New:

از این گزینه برای باز کردن یک فایل جدید در اکسل استفاده می‌کنیم. همچنین می‌توانیم با استفاده از کلید میانبر Ctrl + N یا با کلیک کردن روی File > New > Blank workbook فایل جدید را باز کنیم. اگر فایل اکسل باز نشد، کلیدهای Window + R را فشار داده و Excel را تایپ کنید تا فایل جدید باز شود.

۳. Open :

از این گزینه برای باز کردن فایل موجود (با استفاده از کلید میانبر Ctrl + O) استفاده می‌کنیم.  علاوه بر این می‌توانید با رفتن به مسیر File > Open > و انتخاب فایل، آن را به اکسل وارد کنید.

۴. Save:

از این گزینه برای ذخیره فایل فعلی استفاده می‌کنیم.

کلید میانبر برای ذخیره فایل: Ctrl + S

۵. Save as :

از این گزینه برای تهیه نسخه‌ای دیگر یا ذخیره فایلی در جای دیگر استفاده می‌کنیم. F12 کلید میانبر برای Save as است یا اینکه می توانیم فایل را طبق مراحل زیر ذخیره کنیم: تب File > Save as> و سپس مکان ذخیره شدن فایل را انتخاب کنید.

۶. Print:

از این گزینه برای چاپ فایل فعلی استفاده می‌کنیم. Ctrl + P کلید میانبر برای چاپ فایل است، یا اینکه می توانیم این مراحل را دنبال کنیم:

در تب File > Print را انتخاب کنید تا گزینه تنظیم صفحه پیدا شود. سپس می‌توانیم طبق نیازهای خود صفحه را تنظیم کنیم.

۷. Share:

از این گزینه برای به اشتراک گذاشتن فایل با چندین کاربر و ارسال آن از طریق ایمیل استفاده می‌کنیم. برای به اشتراک گذاشتن فایل این مراحل را دنبال کنید: در تب File > بر روی Share کلیک کنید.

۸. Export:

از این گزینه برای صادر کردن فایل به صورت PDF یا XPS استفاده می‌کنیم و می‌توانیم نوع فایل را نیز تغییر دهیم. برای صادر کردن فایل این مراحل را دنبال کنید: در تب File > برروی Export کلیک کنید تا آن را مطابق نیاز خود صادر کنید.

۹. Close:

از این گزینه برای بستن فایل استفاده می‌کنیم. Ctrl + W کلید میانبر برای بستن workbook است. یا اینکه می‌توانید این مراحل را دنبال کنید:

در تب File > روی گزینه Close کلیک کنید تا فایل فعال بسته شود. در هنگام بستن فایل، می‌توانید در این قسمت فایل را ذخیره یا بدون ذخیره کردن آن را ببندید.

۱۰. Account:

از این گزینه برای ورود به حساب کاربری خود استفاده می‌کنیم و می توانیم تم آفیس را نیز تغییر دهیم. در تب File > روی Account کلیک کنید تا پنجره Account ظاهر شود.

۱۱. Options:

در نسخه قبلی MS2007 ، این گزینه در منوی tool قرار داشت و از آن برای اضافه کردن ویژگی های اضافی و پیشرفته، مانند Developer tab، Power pivot، Analysis toolpak و سایر موارد دیگر استفاده می‌کنیم. همچنین می‌توانیم تنظیمات پیش فرض مانند اندازه فونت، سبک قلم، تعداد ورق‌ها و … را تغییر دهیم. در قسمت Options ۱۰ گزینه داریم:

• General
• Formulas
• Proofing
• Save
• Language
• Advanced
• Customize Ribbon
• Quick Access toolbar
• Add Ins
• Trust Center

تب Home

تب Home  در معرفی تب های اکسل شامل گزینه‌های پرکاربردی مانند cut، copy، paste، font formatting، alignment، Number، Conditional formatting و … می‌شود. تمام این گزینه‌ها برای قالب بندی داده ها استفاده می شوند.

در قسمت Home  هفت بخش داریم که عبارتند از:

۱. Clipboard:

این گروه شامل دستوراتی است که معمولا مورد استفاده قرار می‌گیرند مانند: Cut، Copy، Paste و Format painter. گزینه Clipboard به ما این امکان را می‌دهد تا متن و آیتم‌های گرافیکی را جمع آوری کرده و آنها را به یکدیگر بچسبانیم.

۲. Font:

از این گزینه برای تغییر سبک و اندازه قلم استفاده می‌کنیم. می‌توانیم آن را به صورت bold، italic و underline در آوریم. همچنین، این بخش شامل گزینه‌های border styles، fill color، font color است.

۳. Alignment:

از این گزینه برای تغییر تراز متن سلول ها به راست، چپ و وسط استفاده می‌کنیم. همچنین می توانیم متن را به سمت بالا، پایین و وسط تراز کنیم. در این گروه، از این گزینه ها برای تنظیم و نمایش متن در یک سلول استفاده می‌شود و می توانیم با استفاده از گزینه merge، ۲ یا چند سلول را با هم ادغام کنیم.

۴. Number:

از این گزینه استفاده می‌کنیم تا فرمت شماره را به General، Percentage، Date، Time، Fraction و … تبدیل کنیم. با استفاده از این گزینه می توانیم قسمت اعشاری را افزایش یا کاهش دهیم و عدد معمولی را به accounting number تبدیل کنیم.

۵. Styles :

در این گزینه  Conditional Formatting، Format as Table و Cell Styles در اختیار ما قرار دارند. از Conditional formatting برای هایلایت کردن سلول یا یک محدوده استفاده می کنیم. Format as table دارای قالب‌های آماده برای جدول است. Cell styles انواع مختلفی از style های داخلی را در خود جای داده است و ترکیبی از Font style، Font color و Fill color است.

۶. Cells:

از این گزینه برای درج یا حذف سلول ها، سطرها، ستون ها و ورق ها استفاده می کنیم. همچنین از گزینه format برای تنظیم ارتفاع، عرض یا دامنه سلول استفاده می‌شود. با استفاده از این گزینه می توانیم range را پنهان یا آشکار کنیم، از workbook محافظت کنیم، نام برگه را تغییر دهیم، برگه را رنگی کنیم، به برگه‌ها چیزی منتقل یا آنها را کپی کنیم و در نهایت می‌توانیم سلول‌ها را قفل کنیم.

۷. Editing:

این گزینه دارای ویژگی Auto Sum برای نمایش جمع کل اعداد، و گزینه های دیگری برای انتقال متن به راست، چپ، بالا و پایین، پاک کردن قالب، محتوا، نظرات و پیوندها است. همچنین شامل گزینه های sort the data و find and select است.

تب Insert

ما از تب Insert برای اضافه کردن تصویر، نمودارها، فیلترها، لینک های پیوندی و … استفاده می کنیم. در معرفی تب های اکسل  قابل ذکر است که می‌توان از این گزینه برای قرار دادن objects در اکسل نیز استفاده کرد. برای باز کردن تب Insert، کلیدهای میانبر Alt + N را فشار دهید.

۱. Tables:

از این گزینه برای وارد کردن dynamic table، Pivot table و recommended table استفاده می‌شود. از Pivot table برای ایجاد خلاصه گزارش همراه با محاسبات داخلی استفاده می شود و ما گزینه ای برای انجام محاسبه در اختیار داریم. Table  مرتب سازی، فیلتر و قالب بندی داده ها در یک برگه را آسان می کند. این گزینه همچنین دارای recommended table است که با استفاده از آن فقط می‌توانیم طبق گزینه های پیشنهادی اکسل، داده‌های جدول را وارد کنیم.

۲. Illustration:

از این گزینه برای اضافه کردن تصاویر، تصاویر آنلاین، شکل‌ها، SmartArt و عکس استفاده می‌کنیم. به عبارتی اگر بخواهیم هر نوع تصویری را وارد کنیم، می توانیم از ویژگی Illustration استفاده کرد.

۳. Apps:

از این گزینه برای اضافه کردن برنامه‌ها در سند استفاده می‌کنیم. به منظور افزایش کارایی هم می‌توانیم از web option استفاده کنیم.

۴. Charts:

این بخش از معرفی تب های اکسل، عملکرد بسیار مهم و مفیدی در اکسل دارد. در اکسل تعدادی Charts متفاوت و خوب به صورت آماده وجود دارند. ما ۸ نوع نمودار مختلف در اکسل داریم: نمودار Column، Bar، Radar، Line، Area، Combo، Pie و Bubbles. از طرفی Pivot chart و همچنین Recommended chart را می‌توانیم وارد کنیم، و اگر نمی‌دانیم کدام نمودار را برای داده‌ها باید وارد کنیم، می‌توانیم از این گزینه برای برآورده کردن نیازهایمان استفاده کنیم.

۵. Reports:

از این گزینه استفاده می کنیم تا براساس تصمیماتی که در تجارتمان می گیریم گزارش بهتری ایجاد کنیم. این گزینه گزارش ما را تعاملی‌تر و شفاف تر می‌کند.

۶. Sparkline:

Sparklines یک گزینه بسیار پیچیده و مفید است که توسط Microsoft Excel اضافه شده است. این گزینه می تواند در یک سلول، روندها را بر اساس یک range، مانند نمودار رسم کند. ما ۳ نوع مختلف از cell charts (نمودار های سلولی) را در اکسل در اختیار داریم که شامل Line، Column و Win / Loss می‌شود.

۷. Filters:

از این گزینه برای فیلتر کردن داده ها به صورت بصری و فیلتر کردن تاریخ ها به صورت تعاملی استفاده می‌کنیم. در اینجا ۲ گزینه داریم: Slicers و Timeline.

از Slicers استفاده می‌کنیم تا سریعتر و آسانتر tables، Pivot tables، Pivot Charts و cube functions را فیلتر کنیم. Timeline برای انتخاب سریع تر و راحت تر دوره های زمانی برای فیلتر Pivot Tables، Pivot Charts و Cube function بسیار مفید است.

۸. Links:

برای دسترسی سریع به صفحات وب و فایل‌ها از این گزینه استفاده می کنیم. همچنین می‌توانیم از این گزینه برای دسترسی به مکان‌های مختلف موجود در سند نیز استفاده کنیم.

۹. Text:

از این گزینه برای وارد کردن Text box، Header and Footer، Word art ، Signature و objects استفاده می‌کنیم. Text box را وارد می کنیم تا متنی در قالب تصویر بنویسیم. از گزینه Header and Footer برای قرار دادن مطالب در بالا و پایین صفحه استفاده می‌شود. انتخاب گزینه Word art متن را شیک و زیبا می‌کند. Add Signature Lines را وارد کنید تا فردی را که قرار است آن را امضا کند مشخص کنید. گزینه object برای کار با اشیاء قرار گرفته شده است.

۱۰. Symbols:

از این گزینه برای اضافه کردن نمادها و معادلات استفاده می کنیم. Equation برای درج معادلات رایج ریاضی در سند شما استفاده می شود و می‌توانیدد با استفاده از نمادهای ریاضی معادله را اضافه کنید. ما از Symbol برای وارد کردن نمادهایی که روی صفحه کلید نیستند و برای ایجاد معادله از این نمادها استفاده می‌کنیم.

تب Page Layout

در تب Page Layout، دستورات مختلفی داریم که در معرفی تب های اکسل از آن برای تهیه چاپ و صادرات workbook به فرمت PDF استفاده می کنیم. از طریق این دستور، می توانیم صفحه را به روشی که می خواهیم بعد از چاپ ببینیم تنظیم کنیم. در این تب، ۵ گروه مختلف داریم که شامل موارد زیر می‌شوند:

۱. Themes:

با استفاده از این گزینه فقط با کلیک روی یک دکمه می‌توانیم رنگ زمینه workbook را تغییر دهیم. هر theme دارای ۱۲ رنگ، دو فونت (عنوان و بدنه)، SmartArt و افکت های شکل است. همچنین، گزینه ای به اسم color وجود دارد که می توانیم با استفاده از آن theme رنگی جدیدی را ایجاد کنیم، با استفاده از گزینه Font هم می‌توانیم قلم theme را نیز ایجاد کنیم. بنابراین، اگر می خواهیم خودمان theme جدیدی را ایجاد کنیم می‌توانیم با استفاده از گزینه Themes در اکسل آن را درست کنیم.

۲. Page Setup:

از این گزینه برای تنظیم صفحه برای چاپ استفاده می‌کنیم. Margins (حاشیه)، Orientation (جهت گیری)، Size (اندازه)، Print Area (منطقه چاپ)، Breaks (شکاف ها)، Background (پس زمینه) و Print titles (عناوین چاپ) را در این گروه داریم که از آنها برای تهیه صفحه برای چاپ استفاده می کنیم.

۳. Scale to Fit :

این گزینه برای متناسب سازی بهتر صفحات برای چاپ، با کوچک کردن یا بزرگ کردن اندازه صفحه به ما کمک می‌کند. در واقع می‌توانیم از Scale استفاده کنیم تا عرض و ارتفاع را با توصیف مقیاس ٪ تنظیم کنیم.

۴. Sheet Options:

این گزینه هم برای چاپ است و می‌تواند gridlines را نشان داده یا مخفی کند. از گزینه‌های چاپ و عنوان برای دادن سرفصل به سطرها و ستون‌ها استفاده می شود.

۵. Arrange:

از این گزینه استفاده می‌کنیم تا objects را به عقب و جلو تنظیم کرده و آن را تراز کنیم. همچنین، گزینه Selection pane را داریم که با استفاده از آن می توانیم کل تصاویر را در workbook مشاهده کرده و آنها را از آنجا انتخاب کنیم.

نتیجه گیری

همانطور که در معرفی تب های اکسل خواندید این نرم افزار ابزارهای کاملی را در اختیار شما قرار می‌دهد تا به راحتی بتوانید تنطیمات مورد نیازتان را روی سند کاری خود اعمال کنید. پیشنهاد می‌کنیم برای یادگیری بیشتر پیچ و خم های این نرم افزار کاربردی و استفاده با بالاترین بازدهی از آن، در دوره کاربری اکسل از مجموعه یوآفیس شرکت کنید.