8 نکته برای طراحی جدول در ورد

در این مقاله از مجله یوآفیس قصد داریم ۸ نکته مهم برای طراحی جدول در ورد را باهم بررسی کنیم. برای درک بهتر ساختار و نحوه کار با جدول در ورد در ادامه این مطلب با ما همراه باشید.

۱. نحوه ایجاد جدول در ورد

استفاده از جداول و حتی تغییر آنها بر اساس داده‌ها، در نسخه‌های جدیدتر Word مثل Microsoft Word 2019 و Office 365 بسیار آسان شده است. ویژگی‌های قالب بندی جداول و کنترل دقیق‌تر شما باعث می‌شوند که نحوه ایجاد یک جدول سریع‌تربه نظر برسد. اما اگر قصد دارید برای اولین بار جدول بسازید به مسیر Ribbon> Insert> Table> Insert Table بروید. این کار پنج گزینه برای طراحی جدول در ورد به شما می‌دهد.

سریعترین راه برای شروع، استفاده از Quick Tables است. طراحی‌های داخلی، شما را از نداشتن مهارت‌های طراحی نجات می‌دهد. و شما می‌توانید طرح‌ها را با افزودن سطرها و ستون‌ها یا حذف مواردی که  به آنها نیازی ندارید تغییر دهید.

یکی دیگر از راه‌های سریع طراحی جدول در ورد، ویژگی Insert Control است. شما می‌توانید با استفاده از این روش یک ستون یا ردیف جدید را با یک کلیک ایجاد کنید. موس را روی یک جدول ببرید. یک نوار درست بیرون جدول و بین دو ستون یا ردیف ظاهر می‌شود. وقتی ظاهر شد روی آن کلیک کنید، سپس می‌بیتید که ستون یا سطر جدیدی در آن موقعیت اینسرت می‌شود.

وقتی می‌خواهید یک ردیف را جابجا کنید، از ترکیب Alt+Shift+Up Arrow و Alt+Shift+Down Arrow برای سفارش ردیف بالا یا پایین استفاده کنید. و با انتخاب همه آنها ابتدا ردیف‌های مجاور را جابجا کنید.

نحوه استفاده از ویژگی‌های جدول برای قرار دادن آن در صفحه

اگر می‌خواهید جدول خود را در اکسل به گونه‌ای طراحی کنید که باهم همپوسانی داشته باشد و یا جلوی همپوشاتی متن را بگیرید، باید نحوه طراحی جدول در ورد را با ایتفاده از ویژگی Table بیاموزید. بدین ترتیب روی جدول کلیک راست کرده و از منوی Context، Table Properties را انتخاب کنید. این گزینه برای کنترل دقیق داده‌ها و نمایش آنها است. اندازه، alignment و میزان indentation را در جدول کنترل کنید. به خاطر داشته باشید که به طور پیش فرض، نرم افزار ورد جدول را در سمت چپ تراز می‌کند.

بنابراین اگر می‌خواهید جدولی را در صفحه قرار دهید، سربرگ Table را انتخاب کنید و روی Alignment> Center کلیک کنید. Indent form left  فاصله جدول را از حاشیه سمت چپ کنترل می‌کند.

برای جلوه بصری زیبایی، جدول را مطابق متن اطراف آن قرار دهید. با کشیدن آن توسط Wrap text ، متن را دور جداول بپیچید. Wrappjng text به طور خودکار از None به Around تغییر می‌کند. بنابراین از کادر  Table Positioning ، می‌توانید فاصله از متن اطراف را برای هر طرف جدول تنظیم کنید.

برای اینکه در طراحی جدول در ورد، متن مستقیماً با داده‌های جدول مرتبط باشد، Move with Text  را انتخاب کنید. بدین ترتیب جدول به طور عمودی با پاراگراف مربوطه در اطراف آن تراز می‌شود. اما اگر داده‌های جدول برای کل سند اعمال می‌شود، شما می‌توانید گزینه unchecked را پایین نگه دارید.

2. استفاده از خط کش

اگر برای اندازه گیری سطر و ستون‌ها در طراحی جدول در ورد به اندازه گیری دقیق نیاز دارید، بهتر است که از خط کش استفاده کنید.

برای انجام این کار موس را روی یک حاشیه ببرید. وقتیکه که نشانگر دو فلش ظاهر شد، روی حاشیه کلیک کرده و کلید ALT را نگه دارید. به هنین ترتیب سطرها و ستون ها را متناسب با اندازه‌های خود حرکت دهید.

3. تبدیل متن به جدول (و بالعکس)

داده‌های جدولی اطلاعات خوب و یکدستی را در ساختار خود به ما ارائه می‌دهند. اما اگر ورد چیزی برای رسیدگی به داده‌های غیر جدپلی نداشته باشد خسته کننده می‌شود.  برای جلوگیری از این اتفاق از دستور Insert Table می‌توانید داده‌ها را فوراً به جداول تبدیل کنید. متن مورد نظر را انتخاب کنید و  به Ribbon> Insert> Table> Insert Table بروید.

مایکروسافت ورد با در نظر گرفتن جدا کننده‌های متن، تعداد ردیف‌ها و ستون‌های مورد نیاز را تعیین می‌کند و سپس به طور خودکار محتویات را با آن متناسب می‌کند. اگر عملیات قبلی به درستی انجام نشود، کادر  Convert Text to Table به شما امکان می‌دهد کنترل بیشتری  روی آن داشته باشید. همچنین می‌توانید نحوه جا دادن محتویات جدول در صفحه را هم انتخاب کنید.

علاوه بر این می‌توانید مشخص کنید که چگونه برای طراحی جدول در ورد باید داده‌ها را در سطرها و ستون‌ها جدا کند، مانند پاراگراف، زبانه‌ها، کاما یا هر کاراکتر محدود کننده دیگیری…. این ویژگی سبب می‌شود داده‌های غیر جدولی را به راحتی از فایل‌های CSV یا فایل‌های TXT ساده وارد کنید و آنها را به جداول فرمت شده تبدیل کنید.

4. پر کردن خودکار شماره ستون

نرم افزار اکسل پر کردن خودکار یک سری اعداد را بسیار آسان می‌کند. اما در ورد چنین نبوده  و ممکن است مجبور شوید به صورت دستی این کار را انجام دهید. در صورت عدم وجود ستون جدید برای شماره سریال، با قرار دادن ماوس روی ستون، این ستون را انتخاب کنید.

با انتخاب ستون، به Home> Paragraph بروید و دکمه Numbering را وارد کنید تا یک لیست شماره گذاری شده وارد شود.

بدین ترتیب دنباله اعداد به طور خودکار در ستون درج می‌شود.

5. جدول‌ها را فریز کنید.

جداول موجود در ورد ابعاد خود را تغییر می‌دهند تا داده‌های جدید را در خود جای دهند. ممکن است مواقعی وجود داشته باشد که شما اصلا نخواهید اندازه جدول را تغییر دهید، حتی وقتی داده‌های جدیدی درج شده باشد. بنابراین می‌توانید اندازه سلول‌ها را “فریز” کنید.

اولین قدم برای انجام این کار تعیین اندازه ثابت برای سلول‌ها است. به Properties Table> Row  بروید و یک مقدار در کادر Specify height وارد کنید. برای Row Height  از منوی کشویی گزینه Exactly را انتخاب کنید.

حالا، سربرگ Table را انتخاب کنید و  روی دکمه Options کلیک کنید. سپس تیک گزینه Automatically Resize to Fit Contents را بردارید.

در این مرحله دوبار روی OK کلیک کنید تا از کادر Table properties خارج شوید. این امر به مشکلات درج تصاویر در یک سلول نیز کمک می‌کند و اگر تصویر بزرگتر از فضای موجود در سلول باشد، بریده می‌شود تا داخل سلول قرار بگیرد.

6. تغییر سطر در ستون‌های یک جدول

در برخی مواقع شرایطی وجود دارد که باید سطرها را به ستون و ستون‌ها را به سطر تغییر دهید. یکی از احتمالات این کار این است که تعداد ستون‌ها از حاشیه صفحه بیشتر شود. پیشنهاد مایکروسافت در چنین شرایطی این است که جدول خود را در اکسل کپی کرده و از دستور Transpose استفاده کنید. حالا جدول انتقال داده شده به اکسل می‌تواند مجدداً در ورد کپی شود.

7. Paste کردن جدول‌های اکسل در Gmail

وقتی جدولی را از اکسل paste می‌کنید ، Gmail قالب spreadsheet را حفظ نمی‌کند. بنابراین بهتر است که برای ارسال داده‌هایی که دارای جدول هستند از نرم افزار ورد به  عنوان یک پل استفاده کنید.

جدول موجود در اکسل را انتخاب کرده و در قالب ورد با فرمت منبع کپی کنید. حالا  داده‌ها را از ورد در Gmail کپی و paste کنید. همانطور که در تصویر مشاهده می کنید، مشکل حل شده است. به طور کلی ممکن است مجبور شوید جدول فرمت شده را کمی تغییر دهید، اما بیشتر قالب بندی‌ها حفظ می‌شود.

8. برای صرفه جویی در وقت از جدول‌ها مجدد استفاده کنید

با استفاده مجدد از طراحی جدول در ورد می‌توانید در زمان خود صرفه جویی کنید. فرمت‌های جدول خالی را ذخیره کرده و در صورت نیاز داده‌های جدید را وارد کنید. با این ذخیره سریع، لازم نیست طرح را از ابتدا برای داده‌های جدید بازسازی کنید. یک جدول را انتخاب کنید. به مسیر Ribbon> Insert> Text group رفته و روی Quick Parts> Save Selection to Quick Part Gallery کلیک کنید.

پس از ذخیره انتخابی در Quick Part Gallery، می‌توانید با کلیک روی Quick Parts و انتخاب مجموعه از گالری‌ها، از انتخاب مجدد استفاده کنید.

بدین ترتیب برای پیش نمایش هر جدولی که ایجاد کرده‌اید از Building Blocks Organizer استفاده کنید. همچنین می‌توانید ویژگی‌ها را ادیت کرده و جداول را از آن حذف کنید.

نتیجه گیری

طراحی جدول در ورد می‌تواند بسیار مفید باشد. از آنجایی که از جدول‌ها هم در اکسل و هم در ورد استفاده می‌شود، اما اکسل بیشتر از ورد برای مدیریت داده‌های جدولی مفید است. با این وجود ، یادگیری نحوه طراحی جداول در هر دو برنامه یک مهارت اساسی برای مایکروسافت آفیس محسوب می‌شود. برای آشنایی بیشتر با ویژگی‌ها و ابزارهای مفید در ورد پیشنهاد می‌کنیم از مقالات ما به عنوان منبعی برای کسب اطلاعات خود استفاده کنید. انیدواریم که این مطلب برای شما عزیزان مفید بوده باشد.