شمارش کلمات در اکسل با تابع LEN

شمارش کلمات در اکسل می‌تواند در برخی از پروژه‌ها بسیار مفید باشد. در مایکروسافت ورد کلمات به صورت خودکار شمارش می‌کند، اما برای انجام این کار در اکسل باید از یک فرمول استفاده کنید. ایجاد فرمول هم مستلزم این است که شما آن را سازماندهی کنید تا بتواند کلمات را بشمارد. پس در این مقاله از مجله یوآفیس با ما همراه باشید تا شما را با نحوه شمارش کلمات در اکسل با استفاده از تابع LEN آشنا کنیم. با ما همراه باشید.

شمارش کاراکترها در اکسل

برای شمارش کاراکترها می‌توانید از تابع LEN استفاده کنید. تابع LEN یک عدد را به عنوان تعداد کاراکترهای سلول یا string برمی‌گرداند. این تابع نمادها، فاصله‌ها، اعداد و همچنین حروف را شمارش می کند.

برای شمارش کاراکترهای یک سلول:

۱. سلولی را که می‌خواهید خروجی در آن نمایش داده شود انتخاب کنید (در این مثال سلول E2).

۲. در کادر فرمول‌ها، فرمول زیر را وارد کرده و Enter را فشار دهید:

= LEN (A1)

۳. سلول فرمول حالا تعداد کاراکترهای سلول A1 را نشان می‌دهد. دقت داشته باشید که فاصله‌ها و علائم همگی به عنوان کلمات حساب می‌شوند.

اگر سعی کنید تعداد زیادی از سلول‌ها را به تابع LEN ، برای مثال A1: A3 وارد کنید، متوجه خواهید شد که فقط کاراکتر سلول A1 را شمارش می‌کند. برای بدست آوردن تعداد کاراکتر یک محدوده با تابع LEN ، باید آن را با تابع SUM یکی کنید.

در این مثال، ما سه جمله در سلول‌های A1 تا A3 داریم و می‌خواهیم تعداد کلمات سلول E2 را نمایش دهیم.

۱. سلول E2 را انتخاب کرده و در کادر مربوط به فرمول ، فرمول زیر را وارد کنید:

= SUM (LEN (A1) ، LEN (A2) ، LEN (A3))

این فرمول کارکترهای سه سلول را جداگانه شمرده و سپس آنها را جمع می‌کند.

۲. سپس Enter را فشار دهید.

۳. مجموع کارکترهای سه سلول اکنون در سلول E2 ظاهر می‌شود.

شمارش کلمات در اکسل

وقتی در مورد شمارش کلمات  در اکسل صحبت می‌کنیم، در واقع سعی می‌کنیم فاصله بین کلمات را بشماریم. به طور کلی بین دو کلمه، یک فضای واحد ایجاد می‌شود. بنابراین، اگر در یک جمله چهار فاصله دارید، در واقع پنج کلمه دارید. برای محاسبه تعداد کلمات، باید فاصله‌ها را بشمارید و نتیجه را با یکدیگر جمع کنید. اگر یک کلمه واحد در سلول داشته باشید، هیچ فاصله‌ای نخواهید داشت. فضاهای صفر، که با یکی جمع می‌شود، به شما می گوید که یک کلمه در سلول خود دارید.

فرمول‌ها چه چیزی را می‌خوانند؟

این گفته مطلق نیست اما برای مثال، اگر چندین فاصله بین کلمات تایپ کرده باشید، همه آن فضاها به اشتباه به عنوان کلمات در نظر گرفته می‌شوند و در نتیجه تعداد کلمات بیشتر از تعداد موجود می‌شود.

اشتباه دیگر زمانی رخ می‌دهد که یک سلول چیزی جز فضا یا فاصله نداشته باشد. در این صورت، نتیجه شمارش کلمات در اکسل باید صفر باشد، اما با شمارش فاصله‌ها نتیجه دیگری بدست می‌آید. بدین ترتیب برای شمارش کلمات در اکسل، باید از فرمولی استفاده کنید که تمام فاصله‌های احتمالی را در نظر بگیرد. خوشبختانه، استفاده از توابع مختلف در امسل و ترکیب آنها با یک فرمول، ترکیبی بوجود می‌آید که به شما امکان می‌دهد به این هدف برسید.

فرمول شمارش کلمات

این فرمول یک فرمول ترکیبی است که از چندین تابع برای شمارش کلمات در اکسل استفاده می‌کند:

= SUM (IF (LEN (TRIM)

بیایید ببینیم هر قسمت از فرمول در واقع چه کاری انجام می‌دهد:

1. تابع TRIM

اولین چیزی که باید از آنها دوری کنیم، سلول‌هایی هستند که هیچ چیزی ندارند یا فقط شامل فاصله هستند.

تابع TRIM اساساً تمام فضاهای اضافی را در یک سلول حذف می‌کند و تنها فاصله بین کلمات را حفظ می‌کند. این تابع به فرمول یک جمله مرتب  می‌دهد و مانع از شمارش فاصله‌های اضافی به عنوان کلمه در فرمول می‌شود.

2. شمارش فضاها و حروف

شمارش کاراکترها در یک محدوده با تابع LEN امکان پذیر است. از آنجا که شمارش کلمات در اکسل برای شمارش فاصله‌ها است، باید به یک نحوی فاصله‌ها را شمارش کنید.

بدست آوردن تعداد فاصله در سلول با تابع LEN امکان پذیر است. این تابع به سادگی همه کاراکترها (از جمله فاصله ها) را در یک سلول شمرده، سپس همه کاراکترها را به استثنای فاصله‌ها میشمارد و دومی را از اول کم می‌کند. بدین ترتیب تعداد فضاهای موجود در یک سلول بدست می‌آید.

3. حذف فضاها از سلول

به منظور شمارش فضاهای یک سلول و حذف کاراکتر فاصله، می توانید به سادگی فاصله‌ها را از سلول حذف کرده و سپس آنها را بشمارید. برای انجام این کار، می‌توانید کاراکتر فاصله را با تابع SUBSTITUTE جایگزین کنید. این کار به طور کامل فضاهای سلول را حذف می‌کند.

4. سلول‌های خالی

در نهایت، برای جلوگیری از شمارش فضاها توسط فرمول‌ها از سلولی که دارای فضاهای زیادی است، می‌توانید از عبارت IF استفاده کنید که عدد صفر را برای سلول‌هایی که به جز فاصله در آنها چیزی وجود ندارد

استفاده از فرمول

حالا که فهمیدید وظیفه فرمول‌ها دقیقاً چیست و چگونه کار می‌کنند، وقت آن است که عملکرد آن را در عمل ببینید.

۱. یک رشته متن در هر یک از سلول‌های A1 تا A3 وارد کنید.

۲. سلول D2 را انتخاب کرده و در کادر فرمول، فرمول تعداد کلمات را وارد کنید:

= SUM (IF (LEN (TRIM (A1: A3))) = 0،0 ، LEN (TRIM (A1: A3))-LEN (جانشین (A1: A3 ، “” ، “))+1))

نکته/ توجه داشته باشید که محدوده فرمول با A1: A3 جایگزین شده است، که یک محدوده واقعی است.

۳. Ctrl + Shift + Enter را در صفحه کلید خود فشار دهید.

۴. تعداد کلمات موجود در سلول D2 را مشاهده کنید.

گرچه که اکسل هیچ کارکردی برای شمارش کلمات ندارد، اما با کمی ترکیب توابع و فرمول‌ها می‌توانید شمارش کلمات در اکسل را انجام دهید. در نهایت امیدواریم که این مطلب برای شما مفید بوده باشد برای آشنایی بیشتر و استفاده از فرمول‌ها در اکسل می‌توانید در دوره فرمول نویسی اکسل از مجموعه ما شرکت کنید.