اکسل چیست؟ راهنمای جامع و کاربردی

مایکروسافت اکسل یک برنامه کاربردی مفید و قدرتمند برای تجزیه و تحلیل و آنالیز اطلاعات و داده‌های شما است. این نرم افزار یک برنامه بر پایه صفحات گستردت (spreadsheet) است که شامل تعدادی ستون و ردیف است. در جایی که هر ستون و یک ردیف به یکدیگر متصل می‌شوند سلول (cell) گفته می‌شود. هر سلول شامل یک داده یا یک قسمت از اطلاعات است. با سازماندهی اطلاعات از این طریق، می‌توانید اطلاعات را راحت تر پیدا کرده و به طور خودکار آنها را از تغییر داده‌ها پیدا کنید. در این مقاله از مجله بوآفیس قصد داریم که بررسی کنیم و ببینیم ویژگی‌های اکسل چیست و چه کاربردهایی دارد. ادامه مطلب را از دست ندهید.

صفحه گسترده ( spreadsheet) چیست؟

spreadsheet basics  یک روش برای دسته بندی یا سازماندهی اطلاعات در سطر و ستون هست که به وسیله آن می توان راحت تر اطلاعات را بررسی و اصلاح کرد. در بیانی ساده تر می توان گفت که صفحه گسترده به معنی تکرار شدن و کنار هم قرار گرفتن تعداد زیادی سلول با توانایی های یکسان برای ایجاد ساختار اطلاعاتی یا محاسباتی است.

رابط‌های کاربری اکسل

File tab & ribbon

در اکسل دکمه office با تغییری شبیه به فایل Menu جایگزین شده، و برای استفاده از گزینه‌های new، open، save، print و close از آن استفاده می‌شود.

اگر اکسل خود را آپدیت کرده باشید می‌بینید که قسمت زیادی از رابط کاربری تغییری نکرده، اما با این وجود اگر از نسخه قدیمی اکسل استفاده می‌کنید ممکن است که به رابط کاربری جدید تا حدودی آشنا نباشید. که در ادامه بیشتر به این می‌پردازیم که هدف از این رابط های کاربری اکسل چیست.

اگر برنامه را باز کنید می‌بینید که هفت سربرگ در سمت راست بالای پنجره اکسل نمایش داده می‌شود. وقتی سربرگی را انتخاب می‌کنید تعدادی گزینه به عنوان دکمه‌هایی با لیبل متن و آیکون‌های تصویری برای شناسایی ساده‌تر نمایش داده می‌شوند. سربرگ‌ها و گزینه‌های مربوط به آن با نام Ribbon  شناخته می‌شوند. دقت داشته باشید که گزینه‌ها در زیر نظر سربرگ‌ها به صورت گروهی ساماندهی می‌شوند.

با کلیک روی نماد فلش که در سمت راست کادرها قرار دارد می‌توانید گزینه‌های بیشتری را به نمایش در بیاورید.

صفحه اصلی (Home Tab)

آیا تا به حال می‌دانستید که کاربردی‌ترین ابزار اکسل چیست؟ Home tab جزو رایج ترین ابزارهای ادیت متن است که در اکسل استفاده می‌شود.

منوی میانبر (Shortcut Menu)

با استفاده از منوی میانبر در اکسل  می‌توان به سریع ترین دستورات و عملکردهای اکسل دسترسی پیدا کرد. برای دسترسی به این ویژگی‌ها کافی است روی المانی که می‌خواهید ویرایش کنید ( اگر از ویندوز استفاده می‌کنید) کلیک راست کنید، و در صورتی که از mac استفاده می‌کنید باید برای  ویرایش روی control کلیک کنید.

بعد از کلیک راست کردن، گزینه‌هایی برای شما نمایش داده شده خواهد شد که بسته به المانی که انتخاب کرده‌اید متفاوت است.

Spreadsheet basics

هر فایل در اکسل نوعی workbook است که می‌تواند تعداد زیادی worksheet  را در داخل خود جای دهد. Worksheet نیز خودش از تعدادی ستون و ردیف تشکیل می‌شود.

حروف مربوط به  ستون‌ها در بخش‌های آبی رنگی در بالای worksheet مشخص شده است و شماره ردیف‌ها نیز به صورت عمودی در سمت چپ worksheet قابل مشاهده هستند. اما منظور از سلول در اکسل چیست؟ در اکسل محل برخورد یک ستون و یک ردیف سلول نامیده می شود و همه اطلاعات واردی در اکسل درون یک سلول قرار می‌گیرد. سلول‌ها شامل متن اعداد یا فرمول‌هایی برای محاسبات خودکار نیز هستند.  بدین معنی که هر سلول در اکسل دارای یک آدرس سلول است که شامل محاسباتی بین حروف ستون  و شماره‌های ردیف است.

بخش فرمول‌ها (Formula Bar)

بخش فرمول یکی از مفیدترین ابزارها هنگام استفاده از اکسل است. فرمول بار به شما این امکان را می‌دهد که تا تمام جزئیات و روش‌های مورد استفاده برای بازگرداندن آنچه در سلول مشاهده می‌شود را ببینید. هر زمان که اطلاعاتی را به سلول وارد می‌کنید، خروجی و نتیجه نهایی همان چیزی می‌شود که با خارج شدن از سلول نشان داده می‌شود. این ویژگی اکسل می‌تواند مهم‌ترین مورد، هنگام استفاده از توابع باشد. زیرا شما کل معادله را در سلول نمی‌توانید ببینید و فقط نتیجه معادله مشخص است. دلیل این اتفاق در اکسل چیست؟ دلیل آن قرار گرفتن بخش سلول در زیر بخش فرمول است.

با اینکه شما می‌توانید بخش فرمول‌ها را پنهان کنید، گرچه که ما این کار را توصیه نمی‌کنیم. اما اگر به هر دلیلی این بخش پنهان شد، برای نمایش دوباره آن از قسمت office به Excel Option در قسمت پایین سمت راست Menu بروید. به  گزینه advanced  بروید و از گزینه‌های موجود در قسمت Display روی کادر Show formula bar کلیک کنید. و در نهایت روی Ok کلیک کنید.

اضافه کردن  Worksheet

به طور پیش فرض ۳تا worksheet در اکسل گنجانده شده است و  پس از کلید روی هر کدام از آنها که در بالای status bar (نوار وضعیت) وجود دارد، می‌توانید به صفحه‌های مختلف دسترسی پیدا کنید.

برای اضافه کردن worksheet  جدید روی سربرگ Insert Worksheet  در سمت راست صفحه‌های موجود کلیک کنید.

اسکرین شات هایی که در این آموزش دیدید، از نسخه قدیمی تر اکسل گرفته شده است. برای یادگیری اصولی و از پایه اکسل با آخرین نسخه آن، دوره کاربری اکسل یوآفیس را ببینید.

موارد استفاده از اکسل چیست؟

۱. با استفاده از نرم افزار اکسل می‌توانید کارهای اداری خود را آسان‌تر و ساده‌تر پیش ببرید.

۲. worksheet ابزار بسیار قدرتمندی است که در دنیای کار و تجارت مرتباً برای ثبت داده، کار با آن و تهیه گزارش‌های مختلف مورد استفاده قرار می‌گیرند.

۳. فرمت جدول مانند اکسل، انجام محاسبات پیچیده و ردیابی داده‌ها به صورت کلی دیگر باعث خستگی کاربر نمی‌شود.

۴. ‌توابع و فرمول‌های اکسل به افراد این اجازه را می دهد که داده ها را تحلیل و گزارش‌های متنوعی تهیه کنند که بتوانند کار خود را سریعتر پیش ببرند.

5. ردیابی فروش و تفکیک مشتریان به صورت ماهانه

6. تحت نظر داشتن مشتریان جهت پرداخت به موقع بدهی خود

7. انجام محاسبات شخصی و روزانه مثل محاسبه، ماهیانه، شارژ دفاتر شرکتی، ساختمان‌های مسکونی و…

نتیجه گیری

در این مقاله درباره اینکه اکسل چیست به طور خلاصه اما صحبت کردیم، و دریافتیم که نرم افزار اکسل جزو آن دست از برنامه‌هایی است که علاوه بر اینکه امکانات بسیار بالایی را در اختیار شما قرار می دهد تا در موارد مختلفی بتوانید از آن استفاده نمایید، همچنین انجام کارهای روزانه یا حتی کارهای اداری را نیز با صرف زمان کمتر و دقت بالاتر انجام می‌دهد. لازم به ذکر است که شما عزیزان می‌توانید برای آشنایی بیشتر با اکسل در دوره ضروریات اکسل که از تیم یوآفیس برای شما عزیزان آماده شده است، شرکت کنید. ممنون‌ که تا پایان این مطلب با ما همراه بودید.