برای یک ارائۀ عالی چه باید کرد؟

شاید شما هم جزو آن دسته از افراد باشید که وقتی صحبت از ارائه در در مقابل عده‌ای در دانشگاه، محل کار یا … می‌شود، دچار استرس و دلهره میشوید. اما بیایید به این ارائه به چشم یک فرصت برای ارتقای مهارت‌های فردی و همینطور ارتقای اطلاعاتتان در زمینۀ موضوع ارائه نگاه کنید. علاوه بر این اگر گام‌های آما‌ده‌سازی یک ارائۀ عالی را درست بردارید، خیالتان از بابت کیفیت ارائه‌تان نیز راحت‌تر خواهد بود. به همین منظور در این مطلب از یوآفیس می‌خواهیم به چند نکته اشاره کنیم که می‌توانند برای آماده کردن و اجرای یک ارائۀ عالی کمک زیادی برایتان باشند.

قبل از ارائه تمرین کنید

می‌توان گفت تعداد خیلی کمی از افراد هستند که می‌توانند بدون تمرین کافی ارائۀ خوبی داشته باشند. بنابراین حتماً قبل از ارائه یک دور مطالبی که قرار است بگویید را تمرین کنید. برای مثال می‌توانید جلوی آینه برای خود ارائه دهید. یا در صورت امکان در مقابل یک دوست یا اعضای خانواده ارائه دهید. این کار اعتماد به نفستان را برای ارائه مقابل جمعیت بیشتر افزایش خواهد داد.  به علاوه با این کار نقاط ضعف خود را بهتر می‌شناسید و زمان و مطالب را بهتر مدیریت خواهید کرد.

اطلاعات خود را برای داشتن ارائۀ عالی افزایش دهید

وقتی قرار است در مورد موضوعی ارائه دهید، باید اطلاعات قابل قبولی در آن زمینه داشته باشید. می‌توان گفت برای داشتن یک ارائۀ عالی پیرامون یک موضوع، بهتر است 3 یا 4 برابر چیزی که قرار است در ارائه مطرح کنید، اطلاعات داشته باشید.

وقتی دربارۀ موضوع ارائه اطلاعات زیادی داشته باشید، می‌توانید به همه یا اکثر سؤالاتی که ممکن است بعد از ارائه برای مخاطبان پیش بیاید، پاسخ دهید. علاوه بر این می‌توانید در حین ارائه در صورت لزوم به اطلاعات بیشتر خود نیز اشاره‌هایی داشته باشید.

مخاطبان را با خود همراه کنید

برای این که مطمئن باشید که مخاطبان به اندازۀ کافی با شما همراه شده‌اند باید تا جای ممکن آن‌ها را با ارائۀ خود درگیر کنید. به خصوص اگر ارائۀ پیش رویتان مربوط به ارائۀ دانشگاه است که قرار است استاد آن را ارزیابی کند، باید روی جذب مخاطب در حین ارائه تمرکز کنید. چراکه اساتید علاوه بر میزان تسلط شما به موضوع، نحوۀ انتقال مفاهیم را نیز ارزیابی خواهند کرد.

برای مثال برای جذب مخاطب می‌توانید یک ایدۀ چالش برانگیز را ابتدای ارائه مطرح کنید تا مخاطب مشتاق شنیدن ادامۀ ارائه باشد. در هر صورت در طول ارائه تا جای ممکن سعی کنید مخاطب را با خود همراه کنید. ضمناً فراموش نکنید که مخاطبان در صورتی برای ارائۀ شما مشتاق خواهند بود که این اشتیاق و انرژی را اول در خود شما ببینند.

از پاورپوینت به شکل درست و مفید برای یک ارائۀ عالی استفاده کنید

همانطور که می‌دانید، پاورپوینت بهترین ابزار کمک ارائه برای نمایش اطلاعات در حین ارائه است. اما اشتباه بزرگی که خیلی از ارائه‌دهندگان دچار آن می‌شوند، روخوانی از روی اسلایدهاست! روخوانی کردن مطالب از روی اسلایدها برای مخاطب خسته‌کننده و یکنواخت است و باعث می‌شود حواس آن‌ها از ارائه به سمت دیگری متمزکز شود. به علاوه روخوانی مطالب از روی اسلایدها ممکن است این پیام را به مخاطبان بدهد که شما به اندازۀ کافی بر موضوع مورد بحث تسلط ندارید.

برای جلوگیری از چنین مشکلی، تعداد اسلایدها را کم کنید و تا جای ممکن در اسلایدها از پاراگراف‌های طولانی استفاده نکنید. سعی کنید محتوای اسلایدها در حد نکات، اشاره به مفاهیم کلی، نقل قول و به خصوص عناصر بصری مثل عکس، نمودار و … باشد و مخاطب بیشتر مطالب را از خود شما بشنود. بنابراین هر چیز غیر ضروری را از اسلایدها حذف کنید و به رویکرد مینیمالیستی مایل باشید. علاوه بر روخوانی نکردن از روی اسلایدها بهتر است در حین ارائه از رایانه، لپ‌تاپ یا هر چیز دیگری که با آن در حال ارائه هستید، فاصله بگیرید و فقط برای تغییر اسلایدها به سمت سیستم بروید.

از زبان بدن بهره ببرید

همۀ ما می‌دانیم که زبان بدن تأثیر عمیقی بر ارتباطات انسانی دارد. پس چرا از این فرصت طلایی برای اجرای یک ارائۀ عالی استفاده نکنید؟ سعی کنید در حین ارائه گشاده‌رو باشید، لبخند بزنید و با مخاطبان خود ارتباط چشمی برقرار کنید.

جالب است بدانید که متخصصان زبان بدن خاطر نشان کرده‌اند که بعضی از موقعیت‌ها و حالت‌های فیزیکی هم به شما و هم به مخاطبان احساس اعتماد به نفس می‌دهند. برای مثال یکی از بهترین حالت فیزیکی این است که دستانتان را پشتتان قرار دهید، سرتان را کمی بالا بگیرید و قفسۀ سینه‌تان را صاف نگه دارید.

چند نکتۀ دیگر برای داشتن یک ارائۀ عالی

علاوه بر موارد بالا، در نظر گرفتن چند نکتۀ زیر هم می‌تواند تأثیر زیادی بر اجرای یک ارائۀ عالی داشته باشند:

• یک بطری آب را کنار دست خود بگذارید تا هر وقت که به مکث یا استراحت نیاز داشتید، از فرصت نوشیدن آب برای توقف استفاده کنید.
• از سکوت نترسید! اگر لازم است چند لحظه برای تمرکز یا استراحت سکوت کنید، این کار را انجام دهید.
• بیش از حد راه نروید! اکثر افراد در حین ارائه به دو گروه تقسیم می‌شوند: افرادی که دائماً در حال قدم زدن هستند و افرادی که بی هیچ حرکتی فقط صحبت می‌کنند. اما با هر دوی این رفتارها ممکن است نمایانگر استرس زیاد و تسلط کم شما باشد. پس سعی کنید حرکات آرامی داشته باشید و بین این دو حالت رفتار کنید.
• سعی کنید سب قبل از ارائه خواب کافی داشته باشید. به علاوه در حین ارائه نیز لباس راحتی بپوشید که در آن اعتماد به نفس بیشتری دارید.
• سعی کنید در حین ارائۀ دیگران، شنوندۀ خوبی باشید و با دقت به ارائۀ آن‌ها گوش دهید. با این کار مخاطبان به ارائۀ شما نیز احترام بیشتری خواهند گذاشت.

شما چه راه‌کارهای دیگری را برای داشتن یک ارائۀ عالی می‌شناسید؟ خوشحال می‌شویم که تجریبات و نظرات خود را با به اشتراک بگذارید. لازم به ذکر است که اگر به یادگیری اصول ارائه دانشجویی علاقه مندید، می‌توانید از دورۀ آموزش جامع ارائه و ساخت پاورپوینت دانشجویی یوآفیس استفاده کنید.