آموزش اکسل برای کارهای اداری برای تازه کارها

اکسل ابزاری قدرتمند پیدا کردن معنا از داده‌ها است. همینطور برای محاسبات ساده و ردیابی اطلاعات هم عملکرد فوق العاده ای دارد. شاید به همین دلیل است که در بسیاری از آگهی های استخدام، نام این برنامه را می‌بینیم. اگر شما هم می‌خواهید کاری را شروع کنید که به دانش اکسل نیاز دارد، پیشنهاد می‌کنیم که این راهنما را دنبال کنید. اینجا به مهم‌ترین تکنیک‌های پایه‌ای برای کار با این برنامه اشاره می‌کنیم.

ساخت Workbook جدید در اکسل

به اسنادی که در اکسل می‌سازیم، Workbook هم می‌گویند. هر یک Workbook خود می‌تواند شامل چندین Sheet باشد. معمولاً داده هایی که به نوعی با هم مرتبط هستند را روی چند Sheet در یک سند واحد نگه می داریم.

برای ساخت Workbook یا همان سند جدید، کافی است در اکسل روی File کلیک کرده و بعد New را انتخاب کنید. سپس روی «Blank Workbook» کلیک کنید.

حالا سلول های اکسل آماده‌اند تا آنها را پر کنید؛ با اعداد، حروف یا مهم‌تر از همه، فرمول‌هایی که اکسل آنها را می‌شناسد. برای پر کردن پشت سر همِ سلول‌ها، می‌توانید کلید Tab کیبورد را بزنید تا به راحتی به سلول بعدی بروید.

Sheetها در اکسل

همانطور که اشاره کردیم، یک Workbook می‌تواند شامل چند Sheet باشد. اما برای ساخت Sheet باید چه کنیم؟ کافی است پایین صفحه و کنار کلمه «Sheet 1» آیکون مثبت را انتخاب کنید تا یک Sheet جدید ساخته شود. حالا می‌توانید همینجا Sheetها را ببیند و روی هر یک از آنها کلیک کرده و داده‌هایشان را ببینید.

تغییر چینش سلول‌ها به راست به چپ

اسناد اکسل به طور پیش فرض چپ به راست هستند. یعنی خانه A در سمت چپ صفحه قرار دارد و این برای وارد کردن متون و داده‌های فارسی می‌تواند مشکل آفرین باشد. بنابراین یکی از مهم‌ترین قدم‌های آموزش اکسل برای کارهای اداری، تغییر چینش اسناد به راست به چپ است.

برای این کار به تب Page Layout رفته و روی «Sheet Right to Left» کلیک کنید.

انتخاب چندتایی سلول‌ها

برای انتخاب چندتایی سلول‌ها، دو راه دارید:

1. وقتی می‌خواهید برای مثال همه سلول‌ها را از A1 تا F10 پشت سر هم انتخاب کنید، اول روی خانه اول که همان A1 است کلیک کنید. سپس کلید Shift کیبورد را نگه داشته و روی خانه آخرین که F10 است کلیک کنید. با این کار کل بخش بین این دو سلول، انتخاب می‌شود.
2. وقتی قرار نیست انتخاب منظم و پشت سر همی داشته باشید، می‌توانید از کلید Ctrl استفاده کنید. به این ترتیب که همینطور که این کلید را فشار داده‌اید، روی تک تک سلول‌هایی که می‌خواهید انتخاب شوند کلیک کنید.

حاشیه دادن به سلول‌ها

برای این کار اول تمام سلول‌هایی را که می‌خواهید به آنها حاشیه دهید، انتخاب کنید. سپس در تب Home و در گروه Font، روی فلِش کنار Borders کلیک کرده و در نهایت استایلی را که برای حاشیه در نظر دارید انتخاب کنید.

ادغام سلول‌ها

یکی دیگر از تکنیک‌های آموزش اکسل برای کارهای اداری، قابلیت‌های Merge و Split هستند. Merge چند سلول را با هم ادغام می‌کند. ساده‌ترین راه این کار، استفاده از گزینه «Merge and Center» در تب Home است. اما این گزینه داده‌های تمام سلول‌ها را نگه نمی‌دارد! در عوض داده سلول بالا و سمت راست (در Sheetهایی که راست به چپ هستند) یا داده سلول بالا و سمت چپ (در sheetهایی که چپ به راست هستند) را جایگزین تمام داده‌ها می‌کند.

اگر با این اتفاق مشکلی ندارید همین گزینه را استفاده کنید. اما اگر می‌خواهید داده‌های تمام سلول‌ها بعد از ادغام حفظ شوند، یکی از دو تکنیک زیر را پیش بگیرید:

1. در یک سلول جدید فرمول A2&B2 را وارد کنید. با این فرمول محتویات سلول های A2 (یعنی ستون A و ردیف 2) و B2 (یعنی ستون B و ردیف 2) ادغام شده و داده‌های هر دو سلول حفظ می‌شوند. این فرمول را برای چند سلول هم می‌توانید بنویسید. ضمناً از فرمول CONCATENATE(A2,B2)= هم برای این نوع ادغام می‌توانید استفاده کنید.
2. اگر می‌خواهید بعد از ادغام داده‌ها در یک سلول بین آنها فاصله افقی هم باشد، از فرمول A2&“ ”&B2 استفاده کنید.

در گیف زیر نمونه‌ای از این تکنیک را در یک Sheet چپ به راست می‌بینید.

پخش کردن محتوای سلول‌ها

اگر می‌خواهید محتواهای یک سلول را در چند سلول پخش و جدا کنید، کافی است به تب Data رفته و گزینه «Text to Columns» یا «Columns» (در نسخه‌های قدیمی‌تر) را انتخاب کنید.

اگر هیچ علامتی مثل کاما بین داده‌ها وجود ندارد، اکسل نمی‌داند که دقیقاً داده‌ها را چگونه باید در سلول های مختلف پخش کند. در این صورت در صفحه ای که بعد از انتخاب گزینه Text to Columns، حالت «Fixed width» را انتخاب کنید و Next را بزنید. در مرحله بعدی خطوط شکست داده‌ها را خودتان ایجاد کنید. یعنی به اکسل بگویید که می‌خواهید داده‌ها به چه صورت تقسیم بندی شده و جدا شوند. سپس  سلول های را انتخاب کنید که می‌خواهید داده‌ها در آنها تقسیم شوند.

Undo و Redo کردن در اکسل

یکی دیگر از بخش‌های آموزش اکسل برای کارهای اداری که احتمالاً قرار است در روز بارها و بارها از آن استفاده کنید، برگشتن به یک مرحله قبل یا رفتن به یک مرحله بعد است.

برای برگشتن به یک قدم قبلی، به راحتی فقط کلیدهای Ctrl و Z کیبورد را بزنید. برای مثال در گیف زیر می‌بینید که 3 تغییر در سلول‌ها ایجاد می‌کنیم و بعد با هر بار زدن Ctrl+Z یک قدم به عقب برمی‌گردیم. به این کار Undo کردن می‌گویند.

حالا فرض کنید یک بار Undo کرده‌اید، اما می‌خواهید دوباره آن تغییر اعمال شود. در این صورت باید یک قدم جلو بروید. برای این کار کلید F4 کیبورد را انتخاب کنید.

جایگزین کردن یک داده خاص با چندین داده

فرض کنید می‌خواهید یک داده خاص را (چه عدد چه حروف) به یک داده خاص دیگر تغییر دهید. برای این کار کلیدهای Ctrl و H را در یکی از سلول‌ها (هر سلولی) فشار دهید تا پنجره «Find and Replace» باز شود. حالا متنی را که می‌خواهید جایگزین داده‌ها کنید و متنی که می‌خواهید حذف شده و با داده جدید جایگزین شود را انتخاب کنید.

می‌توانید گزینه Options را در پایین و سمت راست بزنید. سپس روی فلش رو به پایین را که کنار فیلد «Within» است انتخاب کنید. اینجا به جای Sheet گزینه workbook را انتخاب کنید. این یعنی می‌خواهید این اصلاحات در کل سند و نه فقط در همین Sheet اجرا شود. حالا روی «Replace All» کلیک کنید، تمام داده‌های قدیمی که مشخص کرده‌اید، با داده جدیدی که وارد کرده‌اید جایگزین می‌شوند.

در گیف زیر کلمه Grade جایگزین Score شده است.

انجام محاسبات خودکار در اکسل

در آموزش اکسل برای کارهای اداری باید کار با داده‌های زیاد را هم بررسی کنیم. خبر خوب است که در مواجهه با داده‌های زیاد لازم نیست همه محاسبات را خودتان به صورت دستی و سلول به سلول انجام دهید. چراکه فرمول‌هایی برای اکسل تعریف شده‌اند که می‌توانند محاسبات سریع و خودکار را برایتان انجام دهند.

می‌توانید لیست این فرمول‌ها را در گوگل سرچ کنید. اما چیزی که مهم است، نحوه کار با این فرمول‌ها است. برای مثال برای جمع کردن چند داده راه‌های زیر را دارید:

1. اگر می‌خواهید چند داده جدید را با هم جمع کنید (و نه محتواهایی را که قبلاً در سلول‌ها هستند)، در سلولی که می‌خواهید حاوی حاصل جمع باشد این فرمول را بنویسید: value 1+value 2+value 3=. به جای هر یک از عبارات (مثل Value 1) عدد مد نظر را بنویسید.ِ مثلاً: 30+40+55=. سپس Enter را بزنی. اکسل خودش حاصل این جمع را در این سلول می‌نویسد.
2. اگرمی خواهید محتوای چند سلول را مستقیماً جمع کنید، کافی است به جای عبارات فرمول بالا، نشانی آن سلول را بنویسید، مثل:
3. B2+C2+E3=. حالا وقتی Enter را بزنید، حاصل جمع در همین سلول نمایش داده می شود.

همین کار را می‌توانید برای تفریق داده‌ها هم انجام دهید. کافی است در همین فرمول‌ها، به جای + علامت – را بگذارید. همینطور می‌توانید جمع و تفریق را در یک فرمول با هم ترکیب کنید.

حالا به همین روش می‌توانید از سایر فرمول‌ها نیز استفاده کنید.

نکته: وقتی یک فرمول را در یک سلول می‌نویسید، می‌توانید در حالی که روی همین سلول هستید، روی مربع بسیار کوچکی که پایین و سمت چپ سلول است کلیک کرده و آن را تا سلول های پایین تر درَگ کنید. با این کار این فرمول در سلول های این ستون Copy و Paste می شود. بنابراین در سلول های پایین هم همین فرمول تکرار خواهد شد.

یادگیری فرمول نویسی حرفه‌ای در اکسل

پیش از آن که به سراغ ادامه راهنما برویم، باید اشاره کنیم که فرمول‌ها به تنهایی از بزرگ‌ترین نقاط قوت اکسل محسوب می‌شوند. این فرمول‌ها فقط به جمع و تفریق و ضرب و … خلاصه نمی‌شوند؛ بلکه می‌توانند محاسبات پیچیده‌تر را هم با چند کلیک انجام دهند. البته کار با این فرمول‌ها با روشی که بالاتر دیدیم متفاوت است؛ اما باز هم آنچنان سخت و پیچیده نیست.

ما در مجموعه یوآفیس دوره ای را به طور ویژه برای آموزش کار با فرمول‌های اکسل از ساده تا پیشرفته برای شما همراهان عزیز آماده کرده‌ایم. با گذراندن این دوره به نحوه استفاده از انواع فرمول‌ها در اکسل کاملاً مسلط خواهید شد.

نمایش تمام فرمول‌ها در Sheet اکسل

فرض کنید همکارتان برای شما فایل اکسلی را فرستاده و حالا می‌خواهید بدانید که این داده‌ها دقیقاً با چه فرمول‌هایی محاسبه شده‌اند. خب می‌توانید روی سلول‌ها یکی یکی کلیک کنید تا فرمول نمایش داده شود. اما راه ساده‌تری هم هست! کلیدهای ~ و Ctrl روی کیبورد را فشار دهید تا همه فرمول‌ها نمایش داده شوند.

برای پنهان کردن فرمول‌ها هم فقط همان کلیدها را مجدداً فشار دهید. لازم به ذکر است که کلید ~ معمولاً در قسمت بالا و سمت چپ کیبورد دیده می شود.

از کلیپ بورد برای ادغام داده‌ها استفاده کنید

فرض کنید فایلی برایتان فرستاده شده که شامل چند Sheet است. حالا می‌خواهید داده‌هایشان را در یک Sheet واحد وارد کنید تا آنها را راحت تر مقایسه و ارزیابی کنید. برای این کار می‌توانید از Clipboard خود اکسل استفاده کنید.

اول در تب Home روی فلِش کوچکی که در گوشه سمت راست و پایین بخش Clipborad است کلیک کنید تا Clipboard باز شود. سپس وارد Sheet اول شوید و تمام سلول‌هایی را که می‌خواهید داده‌هایشان را کپی کنید، انتخاب کنید. بعد کلیدهای Ctrl+c را بزنید تا این داده‌ها کپی شوند. همانطور که می‌بینید، داده‌های کپی شده، در قسمت کلیپ بورد که سمت چپ هستند نمایش داده می‌شوند.

حالا به Sheetهای بعدی بروید و همین کار را یکی یکی تکرار کنید. در نهایت به آن sheet بروید که می‌خواهید داده‌ها را در آن یکجا ببینید و روی ستونی که می‌خواهید داده‌ها نمایش داده شوند کلیک کنید. روی گزینه «Paste All» کلیک کنید تا داده‌های Sheetهای مختلف زیر هم نمایش داده شوند.

قابلیت‌های محبوب خود را به نوار ابزار اضافه کنید

اگر بعضی از قابلیت‌های اکسل را بیشتر استفاده می‌کنید که به طور پیش فرض در نوار ابزارهای بالای صفحه وجود ندارند، می‌توانید خودتان آنها را به صورت دستی به نوار دم دستتان اضافه کنید.

برای این کار روی فلش کوچکی که در نوار ابزار است کلیک کنید. سپس «More Command» را انتخاب کنید. بعد روی «Quick Access Toolbar» در ستون منوها کلیک کرده و قابلیت‌های مورد نظرتان را از لیست وسط صفحه انتخاب کنید. بعد از انتخاب هر یک از آنها روی Add کلیک کنید تا به نوار ابزار بالای صفحه اضافه شود.

آموزش اکسل برای کارهای اداری، به صورت جامع و کاربردی

در این راهنما سعی کردیم مهم‌ترین تکنیک‌ها و اصول اکسل را برای کارهای اداری مرور کنیم. اما طبیعتاً ویژگی‌های اکسل به همینجا ختم نمی‌شود. ما در مجموعه یوآفیس، در کنار دوره فرمول نویسی که بالاتر با هم دیدیم، دوره‌های آموزش اکسل دیگری را نیز برای آموزش اکسل مبتدی تا پیشرفته برایتان آماده کرده‌ایم:

• دوره آموزش کاربری اکسل، تمام مقدمات و تکنیک‌های مهم و پایه ای را به شما آموزش می‌دهد.
• در دوره آموزش ضروریات اکسل نیز با باقی قابلیت‌های این برنامه شگفت انگیز آشنا می‌شویم تا بتوانیم به عنوان یک کارمند یا حتی یک دانشجو و … اکسل را به دستیار همیشگی خود تبدیل کنیم.